TEMA 4. EL ARCHIVO COMO SISTEMA

4.1.- SISTEMA DE ARCHIVOS.

Configuración del "Sistema de archivos".

4.2.- EL SISTEMA ESTATAL ESPAÑOL DE ARCHIVOS.

Según la Constitución de 1978. Reparto de competencias entre Estado y las CCAA.
Deriva en una legislación estatal: Ley del Patrimonio Histórico (1985)
Y una ley autonómica: Ley de Archivos de Andalucía (1984).

• Sistema archivístico estatal
• Funciones de la Subdirección General de Archivos Estatales
• Estructura del sistema archivístico estatal.

A.- ÓRGANOS

1. Centro de información documental de archivos (CIDA). Finalidades, programas y servicios.
2. La Junta directiva superior de archivos.
3. La Comisión superior calificadora de documentos administrativos.
4. El Servicio de reproducción de documentos de archivos estatales.
5. El Instituto del Patrimonio Histórico.
6. El Consejo de Patrimonio Histórico
7. La Junta de calificación, Valoración y Exportación de bienes del Patrimonio Histórico Español.

B.- CENTROS.

b.1.- ARCHIVOS NACIONALES

• Archivo General de Simancas.
• Archivo Histórico Nacional
• Archivo de la Corona de Aragón
• Archivo General de Indias
• Archivo General de la Administración.

b.2.- ARCHIVOS REGIONALES

• Archivo del Reino de Valencia
• Archivo del Reino de Galicia
• Archivo del Reino de Mallorca
• Archivos de las Chancillerías (Real Chancillería de Valladolid y Granada)

b.3.- ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES

4.3.- LOS SISTEMAS AUTONÓMICOS

• Aspectos comunes entre ellos

* SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE ANDALUCÍA:

• Órganos
• Centros

4.4.- TIPOLOGÍA DE ARCHIVOS

• Según el tipo de derecho al que se adscribe el organismo productor de archivos

1. Los que se adscriben al Derecho Público
2. Los que se adscriben al Derecho Privado

• Según el ciclo vital o distintas edades de los Documentos:

1. Archivos de gestión
2. Archivos centrales
3. Archivos intermedios
4. Archivos Históricos

• Según el valor de la información que contienen los documentos:

1. Archivos Administrativos
2. Archivos Históricos

• Según su metodología y características del material:

1. Archivos tradicionales
2. Nuevos Archivos: orales o sonoros, audiovisuales, informáticos, electrónicos

4.5.- LOS PROFESIONALES

• Nuevas situaciones, nuevos profesionales: los documentalistas
• Cox. Identidad difusa
• Otlet. Profesión archivística parte de la profesión de la información
• Impacto de las nuevas tecnologías de la información.
• Abbott.

LA WIKI ES ALGO MÁS

Estos días estamos analizando la Wikipedia, su contenido, estructuración y validez a la hora de acceder a la información y qué tipo de información es la que nos facilita.
Han sido diversos y amplios los estudios que han realizado otros profesionales, de distintas ramas del saber, sobre la Wiki y cómo les afecta y cómo la utilizan para aplicarla a su conocimiento específico.
Interesantes los artículos de:

1.- M. Merino Moína y R. Bravo Toledo, sobre la Web 2.o y la wiki.

2.- R. Cuesta, N. Gálvez y J.M. Domínguez-Vera, de la Escuela Politécnica Superior de Linares (Universidad de Jaén), donde casi en similitud con nuestra asignatura de Archivística, los alumnos de Fundamentos de Química, ha utilizado un sistema de trabajo de la asignatura, parecido al nuestro.

3.- María Marcos Ramos, de la Universidad de Salamanca. "Wiki, una herramienta colaborativa emergente: usos y posibilidades en el ámbito educativo".

4.- José L. Gutiérrez, et al. "Algunos criterios para discriminar la la relevancia de las publicaciones científicas empleadas en ingeniería". Donde refencia a la Wiki.

5.- Antonio Bartolomé. Universidad de Barcelona. "Impacto de la tecnología como meido para el acceso y equidad en la educación a distancia. La Web 2.o". Siendo unos de los puntos importantes el análisis de las Wikis.

TEMA 3.- TRATAMIENTO: EVOLUCIÓN DESDE LA ANTIGÜEDAD HASTA EL SIGLO XX.

La Archivística ofrece dos períodos:
1.- PREARCHIVÍSTICO. Los fondos documentales están sometidos a otras disciplinas en cuanto a su tratamiento. Hasta mitad s. XX
2.- DESARROLLO ARCHIVÍSTICO. Desde mitad s. XX. Autonomía de los fondos documentales.

Según H. BAUTIER. División del período Prearchivístico:

1. Archivos palaciedos(Antigüedad)
2. Cartularios(Edad Media). S. XII-XV
3. Archivos como arsenal de autoridad(Antigüo Régimen). S. XVI-XIX
4. Archivos como laboratorio de la Historia. S. XIX- Mitad S. XX

OPINIONES:

• Duranti y Cruz Mundet. Primeras civilizaciones
• sandri. Nacimiento de la escritura
• Waegman. Papel
• Ira Penn. Sumerios
• E. Parner. Tablillas de arcilla

HECHOS HISTÓRICOS DESTACABLES:

• UGARIT. Archivos reales Hititas: diplomáticos, financieros, administrativos.
• Nuevo Imperio Egipcio: papiro( 1530-1050 a.c.)
• Grecia y Roma
• Edad Media. Documento(necesidad y lujo).

- Depósito de recepción
- Depósito de expedición
SUPERVIVENCIA DE LOS DEPÓSITOS DOCUMENTALES. FACTORES:

1. Cancillerías
2. Aparición del papel
3. Comercio
4. Lenguas romances que desplazan al latín
5. Necesidad de informarse.

ANTIGÜO RÉGIMEN

• Cambio de funcionamiento administrativo
• Difusión de la escritura
• Crecimiento geométrico de los documentos
• Uso generalizado del papel
• Registros de entrada y salida
• Desarrollo de las Monarquías absolutas
• Humanismo burgués
• Desarrollo de la cultura libresca y mundo editorial
• Crisis de las instituciones
• Nuevos métodos archivísticos
• Disyuntiva archivo histórico- archivo administrativo. Registratur- sistema cronológico.
• ILUSTRACIÓN: Daunon y Camus

- método de clasificación sistemático o por materias
- clasificación de fondos por criterios ideológicos o temáticos.
- derecho a eliminar documentación inútil.

• Fiebre de formación profesional
• Creación de los Archivos Nacionales
• Finales del s. XIX: técnicas de reproducción y equipo de archivo.
• Primer manual profesional (1899): Müller, Feith y Fruin.Holanda.
• Formación de redes estatales de archivos.
• Expansión de la Administración Estatal
• La función del archivero adquieres carácter propio:

- escuelas especializadas
- prinicpios teóricos
- producción profesional
Tras LA SEGUNDA GUERRA MUNDIAL.
Se produce una generación inmensa de documentos imprescindibles para el funcionamiento de las administraciones.
Expansión de la democracia. Documentos al servicio de los ciudadanos. Cambios: Nuevas tecnologías y necesidades informativas.

RECORDS MANAGEMENT(EE.UU.):

• Desde el I Congreso de los EEUU.
• 1810. Comité Quincy. Archives Act.
• 1853. Prohibición de destrucción de documentos públicos. Desbordamiento de producción en papel.
• 1880. Congreso autorizó destrucción de documentos.
• 1905. Roosevelt, Comité Keep, corrección de métodos burocráticos.
• 1910. Comisión Taft. Recomendaciones.
• 1913. Necesidad de crear archivos nacionales.
• 1934.- National Archives Act.
• 1939. Crecimiento desbordado de los Archivos Nacionales "eliminaciones"
• 1941. Walker. Record management, competencias en el valor primario del documento, mientras que el secundario se atribuye a los archivos.
• La II Guerra Mundial se reduce personal y se produce una saturación
• 1947. Comisión HOOVER. Recomendaciones
• 1950. Federal Records Act. Organismos administrativos obligados a tener un programa de gestión de documentos.

CONCLUSIÓN:

• Ineficacia creciente de la gestión administrativa
• Despilfarro económico
• Empobrecimiento de la memoria histórica futura
• Archivística integrada.
  

UNIDAD DIDÁCTICA I. TEMA 2. REGISTROS Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO

EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU TRATAMIENTO.

2.- LOS REGISTROS.

Registro. Recordari (latín)
A) Registro legal.
B) Registro literario.
2.1.- INFORMACIÓN, DOCUMENTOS, Y REGISTROS.
** LIVELTON (1996). Registro como información registrada en una rudimentaria jerarquía de términos."Documento" = "Registro".
** T. SCHELLENBERG(1956). Registros son:
- Documentos físicos hechos o recibidos por cualquier institución que se conservan como evidencias.

LIVELTON.Concepto de documento.
Conclusión: gran importancia de la creación y conservación del documento.
EVANS:la "gestión de documentos" (conservación y destrucción de éstos) atañe al archivero.

2.3.- CARACTERES Y ELEMENTOS.
Documentos:Perdurables y Mudables.
SCHELLENBERG Y HEREDIA HERRERA:
- Caracteres externos del documento (hechura, tipo, formato, cantidad, volumen y forma.
- Caracteres internos del documento (entidad productora, orígenes funcionales, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo).

2.4.- EL CONTEXTO DE PRODUCCIÓN.
* M. DUCHEIN: Características del productor de archivos.
* La Administración como sujeto de producción de archivos: Ministerio, Consejerías, Concejalías.
* Tipos de documentación que genera la Adminstración (resoluciones, informes, comunicaciones, actos, denuncias, etc.)
* La empresa como sujeto de producción:
- Función de compras
- Función de producción
- Función de distribución
- Función de gestión de personal.
- Función de investigación y desarrollo tecnológico
- Función de financiación.

* Tipo de documentación generada por la empresa según las funciones anteriores.
* Otros tipos de productores de documentos y sus tipos de documentos generados.

2.5.- TIPOS DOCUMENTALES.
Según el Manual de documentos administrativos(1995):decisión, transmisión, constancia,juicio, ciudadanos.

EJEMPLOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

2.6.- LOS EXPEDIENTES.

2.6.1.- CONCEPTO Y ETIMOLOGÍA.
- Definición según el Derecho Administrativo.
- Definición según Diccionario de Terminología Archivística.
2.6.2.- PARTES DEL EXPEDIENTE.
2.6.3.- TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE.

2.7.- LAS SERIES
- Definición de serie documental.
- Esquema de identificación del desarrollo de las series.
- Clasificación y criterios de clasificación de las series documentales: funcional, orgánica, por materias.
- Ordenación de series documentales: cronológico, alfabético, numérico.
- Identificación, valoración y selección de las series documentale

En la Wikipedia encontramos la siguiente información sobre el concepto de documento:

Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_de_documentos. En este apartado nos habla del archivo de los documentos. Y también del documento electrónico que es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo eléctrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Otros enlaces que nos hablan del concepto de documento. Este es interesante pues es un blog sobre archivística.

TEMA 1.- ARCHIVÍSTICA. NOCIONES INTRODUCTORIAS.

1.- Concepto.- La archivística es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta). Esta es la definición que nos da la Wikipedia al respecto.

Con respecto a la situación de la materia ante las nuevas situaciones técnológicas hay que plantearse una serie de cuestiones que afectan al enfoque de su contenido:
- Nuevas situaciones, nuevos profesionales
- Interdisciplinaridad
- Profesión archivística forma parte de las profesiones de la información.
- Impacto de las tecnologías.
- Con los documentos electrónicos las diferencias de los objetos informativos se atenúan..

2.- Profesionales de la Archivística.
¿ Existen dos profesionales distintos: gestor del documento y archivero? para gestionar y tratar el mismo objeto. Si en los paises anglosajones existe el RECORDS MANAGER, que es una profesión distinta al archivero ,en nuestro ámbito profesional, podemos decir que aquí se aplica una perspectiva integradora de la profesión.

3.- Posición del archivero ante las nuevas tecnologías.
-Inicio de un movimiento teórico-práctico en busca de respuestas para la gestión de documentos electrónicos.
- Concreción del "nuevo profesional", que debe determinar la forma de influir en las normas tecnológicas que desarrollen los sistemas de información, su diseño y su regulación legislativa, su uso, difusión y preservación de la información.

4.- Información encontrada en la Wikipedia.
Analizando esta perspectiva del papel de los archiveros en la sociedad de la información, dentro del concepto de Archivística, la Wikipedia recoge este enlace, donde se da información del
Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrónicos
El Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrónicos II es un espacio de actualización de los directivos, funcionarios y empleados de los departamento de archivo y gestión documental e interesados en el tema, con el objeto de mejorar el actual desarrollo del Sistema Distrital de Archivos y de los Archivos Privado, en particular y abrir un espacio de discusión profesional sobre esta temática a nivel nacional e internacionalLos avances de la tecnología y de las aplicaciones que esta ofrece, han modificado sustancialmente el entorno de la información en la sociedad, presionando cambios en la forma de trabajo de los profesionales responsables de la gestión de los documentos en las organizaciones y exigiendo a su vez el uso de parámetros estandarizados para la adecuada gestión de los documentos electrónicos. Gracias a la aparición de sistemas automatizados para la gestión del documento, las empresas pueden evitar la pérdida de información sensible para su negocio, introduciendo estándares para el tratamiento de la información electrónica a lo largo de todo su ciclo de vida. Como una forma de contribuir al conocimiento de dichos estándares, el Archivo de Bogotá y la Universidad de la Salle, organizarán del 11 al 13 de marzo del 2009 el primer Seminario Internacional sobre Archivos y Documentos Electrónicos, para tratar y discutir el escenario futuro de la archivística en nuestro continente y sentar las bases para una gestión profesional de los documentos en ambientes altamente tecnológicos.

Ampliando un poco los contenidos estos enlaces nos pueden ayudar:

http://www.rediris.es/list/info/arxiforum.html

http://observatorio-archivistica.uc3m.es/index.php?option=com_content&view=section&id=14&Itemid=103

http://revistas.um.es/analesdoc/article/viewFile/2631/2611

la Wikipedia objeto de debate

http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia
Ojeando aquellas páginas de la wikipedia sobre las que puedo tener referencias, y dado que vamos a debatir sobre aquella, opino que no está mal para tomar un primer contacto con la materia sobre la que deseamos tener información. Se observa que no es una información profunda o detallista del asunto, que no son artículos que hayan pasado un filtro científico determinado, artículos no firmados; pero la filosofía que encuadra la wikipedia, la considero un proyecto altruista notable, está bien, que de manera voluntaria se cuelgue la información y se comparta con los demás.
Es un portal de fácil acceso, manejable para todos, sin necesidad de grandes conocimientos informáticos, editada en muchos idiomas, lo cual es positivo. Y como aparece en el enlace propuesto, sobre el origen, organización y críticas a la propia Wiki, hay 30 personas, más todos los voluntarios que velan por que su contenido se ajuste a la realidad informacional.
He comprobado que en hechos históricos actuales está al día(ej. fallecimiento de Francisco Ayala).
La amplia diversidad de temas tratados, la convierte en un proyecto ambicioso informativo y respetable.
Conclusión: no es perfecta, pero está muy bien para un contacto rápido con la materia que nos interesa.