1898 Muller, Feith y Fruin (Holanda): Manual de difusión de ambos principios, base teórica fundamental de la archvística.
- Scott (Australía, 1966): contradicción entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organimos dfierentes en un fondo.
- Diferencias entre el concepto europeo de fondo y el norteamericano de records group.
- Para los Europeos: muy influídos por el peso de la documentación histórica, e identifican la procedencia con la competencia origen del documento.
- Para los americanos:influídos por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, polijerárquica, e identifican la procedencia con el creador de los documentos y su estructura organizativa.
El PRINCIPIO DE PROCEDENCIA aclara:
- Propósitos y funciones
- Razón de su creación
- Razón de su reunión en una estructura concreta.
CONSECUENCIAS:
- Orden coherente de los documentos de un fondo.
- Favorece la recuperación de la información
- Afecta a los documentos electrónicos
- Ya no se trata de intervenir en la fase activa, sino antes.
- Afecta a los documentos electrónicos, pues su procedencia justifica su existencia.(Correos electrónicos). Intervención antes de la fase activa.
- Clasificar los fondos
- Ordenar los documentos
- Elaborar un cuadro de clasificación para estructurar el fondo.
- Respeto a la procedencia de los fondos.
- Respeto a la estructura original de los fondos y al orden de los documentos.
5.3.- CONCEPTO DE CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS Y SUS CONSECUENCIAS.
El principio de vida de los documentos, como base del desarrollo de "records management" para unos y para otros como justificación de la ampliación del campo de actuación de la archivística.Para la archivística integrada es una noción integradora de los dos campos, incluyendo la gestión de documentos electrónicos.
ANTONIA HEREDIA. Propone la TEORÍA DE LAS TRES EDADES DE LOS DOCUMENTOS.- EDAD ADMINISTRATIVA
- Documentos corrientes
- Circulación y tramitación asuntos iniciados
- Documentación en archivos de gestión y de uso frecuente.
2. EDAD INTERMEDIA.
- Documentos semicorrientes
- Expediente o documento de uso frecuente
- Aumenta el valor secundario
3. EDAD HISTÓRICA
- Documentos no corrientes
- Documentos con valor permanente, valor cultural
- Conservación definitiva.
El concepto de ciclo de vida, desarrollado en EEUU, por National Archives y la administración paticipante en el proyecto, garantizando, la presencia profesional y los métodos que aplica, en cada una de las edades.
JAMES B. RHOADS, distingue 4 fases de la vida de los documentos:1.- Fase de creación de los documentos
2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos
3.- Fase de selección de documentos
4.- Fase de gestión de archivos.
El modelo RHOADS es representativo de programas de gestión de documentos norteamericanos (1ª, 2ª, 3ª fase= "records managemente" y 4ª fase= institución de archivos)
Para Cruz Mundet, los documentos históricos están fuera del concepto de ciclo de vida.
Atherton (1986) propone sustituir el ciclo de vida del documento por un modelo en 4 etapas:
1.- Creación del documento
2.- Clasificación del documento según el sistema establecido
3.- Introducción del documento según un cuadro de retención
4.- Mantenimiento y uso de la información de un archivo.
Para Albada hay tres períodos:
1.- Agency records management
2.- Records management
3.- Archives management
"records" .. documentos corrientes o activos o semicorrientes y el término "archive" para documentos históricos o permanentes.
La aparición de los documentos electrónicos está poniendo en duda la adecuación del marco teórico del ciclo de vida. Provocando la aparición de un modelo alternativo: RECORD CONTINUUM, que considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde la creación del documento hasta su disposición; estando implicados en todo momento los archiveros y gestores de documentos.
El Record continuum refleja la vida del documento en cuatro dimensiones:
1.- D. acontecimiento
2.- D. documental
3.- D. riesgo
4.- D. social
Estas cuatro dimensiones con sus correspondientes atributos se relacionan entre sí según los siguientes ejes: eje de evidencia, de transaccionalidad, de responsabilidad y de gestión de documentos/archivos.
Ann Pederson, analiza las diferencias entre ambos modelos.
