TEMA 7.- LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: NORMATIVA.

NORMA ISO 15489 (Septiembre de 2001)

Para garantizar la adecuada gestión de documentos en una organización"

Consta de dos partes:

1ª.- ISO15489-1: 2001. Guía sobre como gestionar los documentos de archivo.

2ª.- ISO15489-2:2001. Informe técnico que facilita una metodología para su implantación. Este informe técnico se basa en gran medida en la tetología DIRKS.

Siguiendo la norma ISO15489 se deben seguir los siguientes PASOS:

PASO A: Identifica al estructura y documenta el papel que juega nuestra organización. Identifica y documenta su estructura: contextos administrativos, legal, comercial y social, los factores influyentes en sus necesidades de crear y mantener documentos, identificando sus áreas de riesgos. Tras ello obtendremos : conocimiento de nuestra organización y de los contextos en los que opera, la realidad operativa de nuestra organización y una base para definir nuestro proyecto. Será pues un punto de referencia fijo para los proyectos de GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
Dentro del PASO A, están las siguientes TAREAS.

1. Determinar el alcance de la investigación. Para ello previamente debemos identificar: el alcance legal de las operaciones de nuestra organización, los miembros internos y externos, normas comerciales, éticas y sociales, tipo de trabajo, factores que afectan a las prácticas degestión de documentos.
2. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas. Como fuentes documentales internas( páginas web de la organización, informes anuales, planes corporativos, políticas y procedimientos internos) o externos( legislación, regulaciones, normativas, directrices, normas)
3. Documentar nuestra información. De especial importancia, pues las fuentes usadas en la investigación preliminar serán usadas nuevamente.
4. Preparar un informe que recoja los resultados de la investigación preliminar y que desarrolle las recomendaciones del alcance, viabilidad y realización del proyecto.

PASO B.- Análisis de las actividades de la organización.Pretende establecer un modelo coneptual que identifique qué hace nuestra organización y como lo lleva a cabo.
ETAPAS DEL PASO B:

1. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas
2. Identificar y documentar cada función, actividad y transacciones.
3. Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de proyectos de la misma.

PASO C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos. La metodología es estudiar las necesidades, las regulaciones externas, las mejores prácticas de gestión de documentos y la expectativas de la sociedad o comunidad en general.

PASO D. Evaluación de sistemas existentes. Con 3 Etapas:

1. Indentificar los sistemas de información existentes en nuestra organización(papel, electrónicos o híbridos)
2. Analizar los sistemas existentes.
3. Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes.

PASO E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos. Subdividido en :
Paso e.1.- Investigación de estrategias
Paso e.2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
Paso e.3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
Paso e.4.- Adoptar la estrategias más adecuada

PASO F.- Diseño de un sistema de gestión de documentos. Compararemos continuamente los elementos del diseño con los requerimientos de la gestión preguntando a los usuarios hasta sastifacer sus necesidades.

PASO G.- Implementación del sistema de gestión de documentos (etapa de alta responsabilidad)

PASO H.- Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo. Buscando subsanar las deficiencias del sistema, se hará un chequeo de forma periódica. Y se llevarán a cabo los pasos del C a H de esta metodología ISO.