Sin duda que hay mucha literatura ya escrita sobre el tema que nos ocupa , y del que debemos hacer una reflexión, pero centrándonos en las palabras claves del asunto: archivos, web 2.0, futuro profesional, surgen de este proceso las siguientes puntualizaciones (presuponiendo ya conocimientos terminológicos y conceptuales, que más o menos dominamos. En este enlace hay información amplia y precisa al respecto):
Desde los años 60, los rápidos avances tecnológicos de la información han llegado a múltiples ámbitos y por ende a los ARCHIVOS. Así se empezó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaba, después se pasó a almacenar los documentos electrónicos de archivo que se producían informáticamente.
Los Archivos, también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. Así el CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y compresinbles. Cuando se trata de documentos electrónicos, la función del archivo a a ser sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de documentos, su valoración y selección y su preservación, su acceso y uso.
Este avance tecnológico ha tenido un gran impacto sobre los bibliotecarios, archiveros y documentalistas; así muchos de los profesionales del sector se plantean no sólo cual es la labor a desarrollar, sino también cual sería la forma más correcta de denonimar la profesión: documentalista, profesional de la información, gestor del conocimiento, broker de la información.
Lo que no cabe duda, es que ante esta realidad de la información, el profesional de nuestro conocimiento, debe estar en continuo reciclaje profesional y adaptándose a las nuevas circunstancias tecnológicas. Así Internet y las tecnologías de la información son una herramienta que le facilita el trabajo de gestión de los archivos y es un elemento útil para el desarrollo de las sociedades y para dar a conocer los servicios y los productos que ofrecen muchas instituciones.
Las actuciones del archivo debe estar respaldada e integrada en un plan estratégico global y la institución y el PERSONAL deben estar lo suficientemente motivados y preparados técnicamente y metodológicamente para asumir la innovación y los nuevos retos de conocimiento. Aquí, sin duda es fundamental el papel de la Universidad como ente "reciclador de mentalidades y comportamientos laborales", necesarios para que avance la institución. En el caso de la Universidad de Granada a la que pertenecemos, es evidente que se han puesto manos a la obra y difunde tanto su Archivo como su imagen institucional en las redes sociales.
- ARCHIVO DE LA UGR.
http://www.facebook.com/?ref=home#!/pages/Granada-Spain/Archivo-Universitario-de-Granada/52546025669?ref=ts&ajaxpipe=1&__a=57
- La UNIVERSIDAD DE GRANADA EN REDES SOCIALES.
http://secretariageneral.ugr.es/pages/tablon/*/convocatorias-canal-ugr/2010/05/25/formulario-de-propuesta-de-actividades
Un punto de vista desde el que se podría ver la situación es que lo que se ofrece no son productos, sino SERVICIOS, un medio a través del cual el usuario se informa, entretiene, aprende y se comunica. Si el usuario no consigue sus objetivos, sencillamente abandona el portal y busca otra alternativa. El lógico, por tanto, conseguir la satisfacción del usuario final, para poder lograr el éxito de cualquier proyecto web o de difusión de un archivo. Así se podrían aplicar criterios de Marketing a la gestión del archivo, teniendo en cuenta una política de productos, de precios, de distribución y de comunicación, aunque estos aspectos están aún poco desarrollados, pero no desechables en la sociedad de la comunicación y del poder, partiendo de la premisa que cuanto más conocido eres más poder se posee.
La utilización de las nuevas tecnologías, tanto en la vida cotidiana (redes sociales) de las personas, como en las instituciones ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La globalización ha iniciado la desaparición de las fronteras entre los hombres y mujeres, pese a las barreras existentes como las socioeconómicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado lugar a la sociedad de la información, por el papel estratégico y tan importante que juega como elemento de poder cada vez más evidente.
Ante estas situaciones, los archiveros han desarrollado técnicas y procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permitan una ordenada y adecuada organización de los archivos y los documentos, dentro de las fases de organización, descripción, selección y conservación de documentos; es el control de las tres edades del documento. El uso de catálogos, índices e inventarios como instrumentos descriptivos y el desarrollo de una legislación que permita la protección del patrimonio documental. Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos, de tal manera que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo. Todos estos procedimientos están estrechamente ligados a los principios de la archivística, como son el de procedencia y el de respeto al orden original.
Archivos digitales, electrónicos, informatizados son términos de uso reciente pero habitual entre archiveros , documentalistas y gestores de recursos informáticos. Creo que normalizar la terminología sería una cuestión importante.La informatización de archivos nos lleva a que el documento electrónico al igual que el resto de documentos del archivo participa de los mismos rasgos:
1.- Autentificación. http:// www.pro.gov.ik/recordsmanagement/eros y http://www.interpares.org
2.- Preservación. htpp://www.rlg.org
3.- Organización.
4.- Acceso http://www.openarchives.org
Es necesario un plan director que sea eficaz: si partimos de la idea de que los archivos pueden y deben ser productores de recursos y contenidos digitales, son generadores de información atendiendo a las funciones que le son inherentes. Por ello, los archivos atesoran una gran cantidad de información que puede ser transformada en contenidos accesibles a través de la WEB para los usuarios. Cada archivo, cada organismo debe seguir los procedimientos establecidos en la normativa profesional para generar contenidos en la web. Finalmente el archivo facilita el acceso a la información poniéndola al alcance de los usuarios, permitiéndole las copias digitales, cuando la ley y los recursos lo permitan.
Así, observamos que hoy en día son múltiples y variada la presencia de páginas en la red sobre ARCHIVOS:
1.- Archivos en Facebook. :
a) Archivo del FBI.
http://www.facebook.com/?ref=home#!/pages/Archivos-Del-Fbi/102377523132250?ref=ts
b) Archivo de la Catedral de Salamanca
http://www.facebook.com/?ref=home#!/profile.php?id=100000055735607&ref=ts
c) Archivo de Antioquia.
http://www.facebook.com/?ref=home#!/profile.php?id=1631864265&ref=ts
2.- Archivos en Twitter.
a) http://twitter.com/arcysamp
3.- Páginas webs de ARCHIVOS
a) Archivo fotográfico de la Comunidad Canaria
b) Archivo del Jardín Botánico de Granada- CSIC. Donde se muestra la obra de MUTIS. Y en su página realizan una explicación del ambicioso proyecto.
http://www.rjb.csic.es/icones/mutis/paginas/proyecto.php
c) Archivo histórico nacional
http://www.mcu.es/archivos/MC/AHN/index.html
d) Archivo de Indias
http://www.mcu.es/archivos/MC/AGI/index.html
e) Archivo de Simancas
http://www.mcu.es/archivos/MC/AGS/index.html
f) Archivo secreto del Vaticano
http://asv.vatican.va/home_es.htm
4.- BLOGS sobre archivos.
a) http://archivista.wordpress.com/hacia-el-archivo-20/
b) http://www.catorze.com/quienes-somos-2
c) http://archivisticaysociedad.blogspot.com/
d) http://agabad.blogsome.com/2007/05/21/p51/
e) http://www.mundoarchivistico.com.ar/index.php?menu=enlaces&accion=ver&id=0
f) http://documentacion.lacoctelera.net/
Resulta evidente después de los enlaces propuestos que los archivos han profundizado en la aplicación de las tecnologías de la información a un ritmo espectacular los últimos años. Sin duda ha influido notablemente la aparición de la normativa internacional para la descripción archivística (ISAD (G) e Isaar (CPF)) y para la transmisión de esta información en formatos estructurados como las definiciones de tipo de documento EAD y EAC. También puede verse en las normas ISO 15489 Information and documentation-record management (2001) o la ISO 23081 Information and documentation-record managemente processes-metadata for records(2004). Sin apartarnos de las funciones tradicionales de los archivos, éstos desempeñan un papel fundamental en la gestión integral de cualquer tipo de información durante todo su ciclo de vida, en este sentido los ARCHIVEROS han desarrollado técnicas y procedimientos con los que han logrado mejorar la difusión de su competencia profesional, de manera, que hoy este colectivo, creo, es un motor necesario y clave en el desarrollo de estas instituciones.
De cara a la Web semántica, tal vez plantee problemas para la localización, búsqueda y recuperación . Estos retos se podrían resolver con la creación de un nuevo tipo de estructuras de información y aplicaciones informáticas que no sólo sean capaces de solucionar eficazmente los procesos archivísticos tradicionales, sino añadir nuevas funcionalidades basadas en el acceso y la difusión inteligente de la información.
Como han visto conveniente crear contenidos accesibles en la WEB a partir de la información conservada en los archivos, también es necesario aumentar la VISIBILIDAD de los recursos digitales. Para ello se ha utilizado por la comunidad internacional el uso de la recolección de metadatos(metadata harvesting), el protocolo OAI-PMH(Open Archives Initiative-protocol form metadata hervesting), que facilita la búsqueda y recuperación de la información. Luego aquí el archivero trabajaría en colaboración con el analista programador. Y nos lleva a otra de las cuestiones eternas en la profesión: la interdenpendencia de ambas disciplinas y cual primaría sobre la otra, pero creo que se debe partir de un planteamiento de trabajo conjunto más que disyuntivo.
Otra realidad que observamos cuando consultamos el portal de algunos archivos es que la información no siempre es plenamente accesible al usuario final, se facilita la búsqueda pero está lejos de disponer de herramientas que nos permita al usuario consultar eficazmente la información. Se trataría aquí de desarrollar y crear aplicaciones más potentes que ofrezcan toda la información no reservada. En archivos históricos la información en base de datos presenta una estructura jerárquica específica: fondos, secciones, colecciones documentales. Y a veces no siempre se llega a la información que estamos buscando y se desiste de la búsqueda, pues a veces no son o no utilizan portales amigables. Por lo tanto un reto sería facilitar el uso de la información y su DIFUSIÓN.
Se podría concluir afirmando que el futuro que viene para los profesionales del archivo ante la realidad del universo 2.0, es un reto tanto en el ámbito profesional, como de posicionamiento metodologíco, estructural y organizativo y adecuación a las nuevas tecnologías de acercamiento de la información y del conocimiento hacia el usuario. Y aquí el protagonista indiscutible debe ser el profesional de la información y su gestión.
BIBLIOGRAFIA:
1.- Rossini, Daniel. Los archivos y las nuevas tecnologías de la información.
2.- Marcos, Mª Carmen. Los archivos en la era digital. El Profesional de la Información, vol. 8. nº 6 (junio 1999).
3.- López Quintana Sáenz, Eugenio. Transformaciones y compatibilidad : el documento audiovisual en los archivos municipales. Pilares de la E-administración.
4.- García González, María. Los contenidos de las web de los archivos históricos estatales. El ciudadano más cerca de la información. C.U.M. Vol. 20. Año 2009.
5.- Aramayo, Susan. La labor profesional de bibliotecarios y documentalista en el siglo XXI. Revista Biblioteconomía y Documentación. nº 6. Aó 2001.
6.- Esteban Navarro, Miguel A. Los archivos de documentos electrónicos. El profesional de la información. vol. 10. nº 12. Año 2001.
7.- Merlo Vega, José A. Las tecnologías de la participación en las bibliotecas. Revista Educación y biblioteca, sep/octubre 2007.
8.- Valdehita Mayoral, Mª Teresa. Los usuarios en el archivo general de la UNED. Revista General de Información y Documentación. Año 2007.
9.- Cruz Mundet, José Ramón. La Gestión de Documentos en el Estado Español: Balance y perspectivas. Métodos de información. Año 1997.
10.- Castro Castro, Carlos. Las redes sociales. El poder de la palabra. Seminario Iberoamericano: juventud, innovación y sociedad del conocimiento. Brasil, 2009.
11.- Castell, Manuel. Comunicación y poder. Alianzan Editorial, 2009.
12.- El Web del Archivo General de la Universidad Carlos III de Madrid.
13.- Apuntes de la asignatura.
