TEMA 10.- ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN.

1.- APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE RESPETO AL ORIGEN Y ORDEN ORIGINAL A LOS FONDOS DEL ARCHIVO.
- La reconstrucción del orden originario de los documentos , respetando el principio de procedencia tiene un carácter objetivo al que se le suma el orden de creación.
- Según ello, el archivo es reflejo de la institución que lo ha creado y por ende , la historia de la entidad y la organización del fondo coadyuvan a lograr su objetivo.

EL RESPETO A LA PROCEDENCIA ES UNA BASE SEGURA PARA LA CLASIFICACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN DE LOS FONDOS.
Las tareas de clasificación y de ordenación se fundamentan en la existencia de los tipos documentales y se desarrollan de acuerdo con los expeidentes y la serie.

2.- LOS DOCUMENTOS. TIPOS DOCUMENTALES.

• DOCUMENTOS DE DECISIÓN. Resoluciones y acuerdos.
• DOCUMENTOS DE TRANSICIÓN. Comunicaciones, notificaciones, publicaciones.
• DOCUMENTOS DE CONSTANCIA. Actas, certificados, certificaciones de acto presunto.
• DOCUMENTOS DE JUICIO. Informes.
• DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS. Solicitudes, Denuncias, Alegaciones, Recursos.
  

LOS EXPEDIENTES. Se forman agregando documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones, etc. rubricados y foliados por los funcionarios encargados de su tramitación.

PARTES DEL EXPEDIENTE:

• Documentos.
• Carpetilla o guarda exterior: alberga el nombre, oficina, resumen del asunto, dígitos de su serie, etc...
• Extracto o resumen
• Relación de su contenido.

TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE:

• Iniciación : de oficio o por solicitud de persona interesada
• Procedimiento
• Finalización: resolución/desistimiento/renuncia/caducidad.
• Ejecución.

LAS SERIES

• Definición según: M.L. Conde, Cruz Mundet, Diccionario de Términos Archivísticos, Heredia Herrera, Vicenta Cortés.
• Clasificación de series documentales: agrupación jerárquica de los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases desde los más amplios a los más específicos. PARA proporcionar una estructura lógica a los documentos y facilitar su localización conceptual.
• Criterios de clasificación:
  

1. Funcional
2. Orgánica (atendiendo a sus emisores)
3. Por materias.

CONCLUSIÓN: El sistema de agrupación ha de ser lo más estable posible, objetivo y con criterio claro según el proceso administrativo al que atienda.

CLASIFICACIÓN LÓGICA Y ORDENACIÓN FÍSICA

• Con dígitos que atiendan : categorías, clases, subclases, subdivisiones.
• El orden es: SECCIÓN- SERIE- DOCUMENTO

CRITERIOS DE ORDENACIÓN:

• Cronológico
• Alfabético
• Numérico
• Conceptual.

LA DESCRIPCIÓN DE MATERIAL DE ARCHIVO.

Es el medio para ofrecer la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. Para posibilitar a los usuarios el acceso a los fondos.
Para recuperar la información son necesarios los "puntos de acceso" en la descripción. procedencia, productores, etc.

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN.
A) De control (orden interior de los fondos)
B) De información.

GUIA. Describre el Fondo/sección
INVENTARIO. Describe Serie
CATÁLOGO. Describe la Unidad archivística.

LAS GUÍAS.

• Censo- guía: informa de un gran nº de archivos.
• Guía de Fuentes: recopila fuentes sobre un tema o área geográfica.
• Guía orgánica: informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
• Guía de archivo: informa sobre un solo archivo y sus fondos.

EL INVENTARIO:

• Describe las series documentales según la disposición del cuadro de clasificación.
• Inventario somero: describe grandes volúmnes.
• Inventario analítico: describe fondos con mayor profundidad

- Area de mención de identidad(signatura, título....)
- Area de contexto y contenido.

EL CATÁLOGO

• Descripción individualizada y exhaustiva de cada documento.
  

UNIDAD DIDÁCTICA II.OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. TEMA 9.- RETENCIÓN Y CONSERVACIÓN

NECESIDADES, CONDICIONES E INFRAESTRUCTURAS PARA EL ALMACENAMIENTO

EL EDIFICIO. "Archivo es edificio o conjunto de edificios donde se agrupan los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios".

• Ubicación: cerca de los usuarios, segura, coste asumible.
• Hay que evitar: contaminación industrial, terrenos escaos en centros históricos,lejanía con la ciudad.
• Situación ideal:

a) Emplazamiento suburbano por la cantidad de suelo disponible y por su mejor precio

b) Archivo principal(para el público) en lugar céntrico

Lo ideal es un edificio construido exprofeso para el archivo. características que debe tener:

• hormigón armado


• piedra o ladrillo


• cámaras de aire


• sin barreras arquitectónicas.

DEPENDENCIAS:

A.- Area reservada

B.- Area privada

C.- Area pública.
1.- DEPÓSITO: Acoge los documentos de zonas más importantes del archivo.

• Debe evitar fluctuaciones térmicas, condensaciones de agua, e inundaciones. 1ª planta.


• 60% de la superficie construida (200 a 250 m2)


• Aislados de ascensores y escaleras con cortafuegos


• Suelo: resistencia de 750 Kg/m2.


• Muros, cristales, ignífugos


• Sin tubos de agua que lo atraviesen


• Protección de polvo, contaminación y animales e insectos, así como microorganimos (hongos y bacterias)


• Instalación de seguridad (eléctrica, robo, incendios, inundación)


• Nivel de humedad adecuado. 45% / 65%


• Nivel de temperatura 17/18ºC


• Filtrar la luz solar


• El mostrador de la sala de lectura debe estar en alto para evitar robos de libros y contar con cámaras, alarmas etc...

MOBILIARIO

CARACTERÍSTICAS:

• Solidez

• Buen acabado físico


• Buen acabado químico


• Que se goce de buena ventilación

TIPO DE MOBILIARIO

• Horizontal: cajoneras(para 10 o 15 documentos)
• Vertical: Estanterías fijas, son muy capaces y ventiladas. Deben medir 1,80 m. máximo de altura y sus baldas 1x0,40x0,50. La balda inferior de be estar a 15 cm. del suelo como mínimo.
• Compactus. Estantería móvil sobre railes y accionadas por un volante o sistema electrónico. Resisten incendios y son muy capaces; pero tienen poca ventilación y necesitan suelo reforzado.
• Archivadores verticales: cajoneras ideales para planos, grabados, etc... sistema de percha o de toro.
• Mamparas múltiples: para documentos de grandes dimensiones, para formato de 2 metros
• Portaplanos horizontales: evitan dobleces.

UNIDADES DE INSTALACIÓN/SISTEMAS DE PROTECCIÓN INDIVIDUALES

1. Enrollado: para documentos de gran formato si no hay muebles horizontales.
2. Carpetas
3. Carpetas con ventana- paspartú
4. Legajo
5. Sobres y camisas
6. Cajas de protección para libros y documentos.

TEMA 8.- LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.

LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.

Según su finalidad (valor primario): valor administrativo.
Según su utilidad(valor secundario): valor legal, jurídico o probatorio.
El valor secundario es también llamado valor histórico o permanente.

Otros valores(Diccionario de Terminología Archivística) :

- Valor informativo: valor como referencia para investigadores.

- Valor intrínseco: contenido, circunstancias de su producción, firmas, sellos.

CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

1.- Jerarquia administrativa y funcional.

2.- Valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, científico-tecnológico)

3.- Valores secundarios(derivados de su importancia para la investigación)

3.1.-Valores testimoniales(importantes para la entidad creadora y para la investigación)

3..- Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos). Schellenberg
El archivero determinará la valoración del documentos atendiendo a su exclusividad, su forma y su importancia para la investigación y la cultura. Pero el valor es algo inherente al documento y existe antes del análisis del archivero.

IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES.

El Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos recoge estas tres actividades como las primeras actuaciones de gestión documental.
El AGA presentará a la Comisión Andaluza de Archivos una propuesta para la identificación y valoración e las series documentales de las Consejerías. Propone una plantilla:
1.- Identificación
2.- Valoración
3.- Selección
4.- Observaciones
5.- Area de Control.

LA SELECCIÓN.

Determinará el destino de los documentos a partir de su valor y los plazos para su conservación o destrucción. Se produce en una etapa de carácter conceptual y de carácter práctico en la que se determine la depuración o conservación del documento.
MÉTODOS DE SELECCIÓN.
a) Pieza por pieza
b) Selección cualitativa:

• Intrínseca(por su porpio valor histórico, social, etc.)
  
• Extrínseca (alfabética, cronológica)
  
• Topográfica( por áreas geográficas)
  
• Combinada
  

c) Por muestreo (aleatorio o sistemático)

CALENDARIO DE DISPOSICIÓN

Es el trabajo final de los trabajos de valoración y selección. Se le puede denominar también: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección...

Estos cuadros calendarios especifican el destino cincedido a cada serie documental.

Será elaborado por la comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento.

TIPOS DE CALENDARIOS:

1.- Calendarios de disposición generales (para series documentales comunes a todas las administraciones)
2.- Calendarios de disposiciónes especiales (de una administración concreta).

Además pueden ser:

a.- Calendarios integrales: serán revisados periódicamente. Indica para cada serie:

• Código
  
• Tipología documental/denominación de la serie
  
• Tipo de conservación(temporal/permanente)
  
• Tipo de destrucción(completa/parcial)
  

LA ELIMINACIÓN

Es responsabilidad del archivo intermedio

El diálogo es entre productor del documento y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.