TEMA 10.- ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN.

1.- APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE RESPETO AL ORIGEN Y ORDEN ORIGINAL A LOS FONDOS DEL ARCHIVO.
- La reconstrucción del orden originario de los documentos , respetando el principio de procedencia tiene un carácter objetivo al que se le suma el orden de creación.
- Según ello, el archivo es reflejo de la institución que lo ha creado y por ende , la historia de la entidad y la organización del fondo coadyuvan a lograr su objetivo.

EL RESPETO A LA PROCEDENCIA ES UNA BASE SEGURA PARA LA CLASIFICACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN DE LOS FONDOS.
Las tareas de clasificación y de ordenación se fundamentan en la existencia de los tipos documentales y se desarrollan de acuerdo con los expeidentes y la serie.

2.- LOS DOCUMENTOS. TIPOS DOCUMENTALES.

• DOCUMENTOS DE DECISIÓN. Resoluciones y acuerdos.
• DOCUMENTOS DE TRANSICIÓN. Comunicaciones, notificaciones, publicaciones.
• DOCUMENTOS DE CONSTANCIA. Actas, certificados, certificaciones de acto presunto.
• DOCUMENTOS DE JUICIO. Informes.
• DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS. Solicitudes, Denuncias, Alegaciones, Recursos.
  

LOS EXPEDIENTES. Se forman agregando documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones, etc. rubricados y foliados por los funcionarios encargados de su tramitación.

PARTES DEL EXPEDIENTE:

• Documentos.
• Carpetilla o guarda exterior: alberga el nombre, oficina, resumen del asunto, dígitos de su serie, etc...
• Extracto o resumen
• Relación de su contenido.

TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE:

• Iniciación : de oficio o por solicitud de persona interesada
• Procedimiento
• Finalización: resolución/desistimiento/renuncia/caducidad.
• Ejecución.

LAS SERIES

• Definición según: M.L. Conde, Cruz Mundet, Diccionario de Términos Archivísticos, Heredia Herrera, Vicenta Cortés.
• Clasificación de series documentales: agrupación jerárquica de los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases desde los más amplios a los más específicos. PARA proporcionar una estructura lógica a los documentos y facilitar su localización conceptual.
• Criterios de clasificación:
  

1. Funcional
2. Orgánica (atendiendo a sus emisores)
3. Por materias.

CONCLUSIÓN: El sistema de agrupación ha de ser lo más estable posible, objetivo y con criterio claro según el proceso administrativo al que atienda.

CLASIFICACIÓN LÓGICA Y ORDENACIÓN FÍSICA

• Con dígitos que atiendan : categorías, clases, subclases, subdivisiones.
• El orden es: SECCIÓN- SERIE- DOCUMENTO

CRITERIOS DE ORDENACIÓN:

• Cronológico
• Alfabético
• Numérico
• Conceptual.

LA DESCRIPCIÓN DE MATERIAL DE ARCHIVO.

Es el medio para ofrecer la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. Para posibilitar a los usuarios el acceso a los fondos.
Para recuperar la información son necesarios los "puntos de acceso" en la descripción. procedencia, productores, etc.

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN.
A) De control (orden interior de los fondos)
B) De información.

GUIA. Describre el Fondo/sección
INVENTARIO. Describe Serie
CATÁLOGO. Describe la Unidad archivística.

LAS GUÍAS.

• Censo- guía: informa de un gran nº de archivos.
• Guía de Fuentes: recopila fuentes sobre un tema o área geográfica.
• Guía orgánica: informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
• Guía de archivo: informa sobre un solo archivo y sus fondos.

EL INVENTARIO:

• Describe las series documentales según la disposición del cuadro de clasificación.
• Inventario somero: describe grandes volúmnes.
• Inventario analítico: describe fondos con mayor profundidad

- Area de mención de identidad(signatura, título....)
- Area de contexto y contenido.

EL CATÁLOGO

• Descripción individualizada y exhaustiva de cada documento.
  

UNIDAD DIDÁCTICA II.OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. TEMA 9.- RETENCIÓN Y CONSERVACIÓN

NECESIDADES, CONDICIONES E INFRAESTRUCTURAS PARA EL ALMACENAMIENTO

EL EDIFICIO. "Archivo es edificio o conjunto de edificios donde se agrupan los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios".

• Ubicación: cerca de los usuarios, segura, coste asumible.
• Hay que evitar: contaminación industrial, terrenos escaos en centros históricos,lejanía con la ciudad.
• Situación ideal:

a) Emplazamiento suburbano por la cantidad de suelo disponible y por su mejor precio

b) Archivo principal(para el público) en lugar céntrico

Lo ideal es un edificio construido exprofeso para el archivo. características que debe tener:

• hormigón armado


• piedra o ladrillo


• cámaras de aire


• sin barreras arquitectónicas.

DEPENDENCIAS:

A.- Area reservada

B.- Area privada

C.- Area pública.
1.- DEPÓSITO: Acoge los documentos de zonas más importantes del archivo.

• Debe evitar fluctuaciones térmicas, condensaciones de agua, e inundaciones. 1ª planta.


• 60% de la superficie construida (200 a 250 m2)


• Aislados de ascensores y escaleras con cortafuegos


• Suelo: resistencia de 750 Kg/m2.


• Muros, cristales, ignífugos


• Sin tubos de agua que lo atraviesen


• Protección de polvo, contaminación y animales e insectos, así como microorganimos (hongos y bacterias)


• Instalación de seguridad (eléctrica, robo, incendios, inundación)


• Nivel de humedad adecuado. 45% / 65%


• Nivel de temperatura 17/18ºC


• Filtrar la luz solar


• El mostrador de la sala de lectura debe estar en alto para evitar robos de libros y contar con cámaras, alarmas etc...

MOBILIARIO

CARACTERÍSTICAS:

• Solidez

• Buen acabado físico


• Buen acabado químico


• Que se goce de buena ventilación

TIPO DE MOBILIARIO

• Horizontal: cajoneras(para 10 o 15 documentos)
• Vertical: Estanterías fijas, son muy capaces y ventiladas. Deben medir 1,80 m. máximo de altura y sus baldas 1x0,40x0,50. La balda inferior de be estar a 15 cm. del suelo como mínimo.
• Compactus. Estantería móvil sobre railes y accionadas por un volante o sistema electrónico. Resisten incendios y son muy capaces; pero tienen poca ventilación y necesitan suelo reforzado.
• Archivadores verticales: cajoneras ideales para planos, grabados, etc... sistema de percha o de toro.
• Mamparas múltiples: para documentos de grandes dimensiones, para formato de 2 metros
• Portaplanos horizontales: evitan dobleces.

UNIDADES DE INSTALACIÓN/SISTEMAS DE PROTECCIÓN INDIVIDUALES

1. Enrollado: para documentos de gran formato si no hay muebles horizontales.
2. Carpetas
3. Carpetas con ventana- paspartú
4. Legajo
5. Sobres y camisas
6. Cajas de protección para libros y documentos.

TEMA 8.- LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.

LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.

Según su finalidad (valor primario): valor administrativo.
Según su utilidad(valor secundario): valor legal, jurídico o probatorio.
El valor secundario es también llamado valor histórico o permanente.

Otros valores(Diccionario de Terminología Archivística) :

- Valor informativo: valor como referencia para investigadores.

- Valor intrínseco: contenido, circunstancias de su producción, firmas, sellos.

CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

1.- Jerarquia administrativa y funcional.

2.- Valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, científico-tecnológico)

3.- Valores secundarios(derivados de su importancia para la investigación)

3.1.-Valores testimoniales(importantes para la entidad creadora y para la investigación)

3..- Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos). Schellenberg
El archivero determinará la valoración del documentos atendiendo a su exclusividad, su forma y su importancia para la investigación y la cultura. Pero el valor es algo inherente al documento y existe antes del análisis del archivero.

IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES.

El Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos recoge estas tres actividades como las primeras actuaciones de gestión documental.
El AGA presentará a la Comisión Andaluza de Archivos una propuesta para la identificación y valoración e las series documentales de las Consejerías. Propone una plantilla:
1.- Identificación
2.- Valoración
3.- Selección
4.- Observaciones
5.- Area de Control.

LA SELECCIÓN.

Determinará el destino de los documentos a partir de su valor y los plazos para su conservación o destrucción. Se produce en una etapa de carácter conceptual y de carácter práctico en la que se determine la depuración o conservación del documento.
MÉTODOS DE SELECCIÓN.
a) Pieza por pieza
b) Selección cualitativa:

• Intrínseca(por su porpio valor histórico, social, etc.)
  
• Extrínseca (alfabética, cronológica)
  
• Topográfica( por áreas geográficas)
  
• Combinada
  

c) Por muestreo (aleatorio o sistemático)

CALENDARIO DE DISPOSICIÓN

Es el trabajo final de los trabajos de valoración y selección. Se le puede denominar también: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección...

Estos cuadros calendarios especifican el destino cincedido a cada serie documental.

Será elaborado por la comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento.

TIPOS DE CALENDARIOS:

1.- Calendarios de disposición generales (para series documentales comunes a todas las administraciones)
2.- Calendarios de disposiciónes especiales (de una administración concreta).

Además pueden ser:

a.- Calendarios integrales: serán revisados periódicamente. Indica para cada serie:

• Código
  
• Tipología documental/denominación de la serie
  
• Tipo de conservación(temporal/permanente)
  
• Tipo de destrucción(completa/parcial)
  

LA ELIMINACIÓN

Es responsabilidad del archivo intermedio

El diálogo es entre productor del documento y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.

TEMA 7.- LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: NORMATIVA.

NORMA ISO 15489 (Septiembre de 2001)

Para garantizar la adecuada gestión de documentos en una organización"

Consta de dos partes:

1ª.- ISO15489-1: 2001. Guía sobre como gestionar los documentos de archivo.

2ª.- ISO15489-2:2001. Informe técnico que facilita una metodología para su implantación. Este informe técnico se basa en gran medida en la tetología DIRKS.

Siguiendo la norma ISO15489 se deben seguir los siguientes PASOS:

PASO A: Identifica al estructura y documenta el papel que juega nuestra organización. Identifica y documenta su estructura: contextos administrativos, legal, comercial y social, los factores influyentes en sus necesidades de crear y mantener documentos, identificando sus áreas de riesgos. Tras ello obtendremos : conocimiento de nuestra organización y de los contextos en los que opera, la realidad operativa de nuestra organización y una base para definir nuestro proyecto. Será pues un punto de referencia fijo para los proyectos de GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
Dentro del PASO A, están las siguientes TAREAS.

1. Determinar el alcance de la investigación. Para ello previamente debemos identificar: el alcance legal de las operaciones de nuestra organización, los miembros internos y externos, normas comerciales, éticas y sociales, tipo de trabajo, factores que afectan a las prácticas degestión de documentos.
2. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas. Como fuentes documentales internas( páginas web de la organización, informes anuales, planes corporativos, políticas y procedimientos internos) o externos( legislación, regulaciones, normativas, directrices, normas)
3. Documentar nuestra información. De especial importancia, pues las fuentes usadas en la investigación preliminar serán usadas nuevamente.
4. Preparar un informe que recoja los resultados de la investigación preliminar y que desarrolle las recomendaciones del alcance, viabilidad y realización del proyecto.

PASO B.- Análisis de las actividades de la organización.Pretende establecer un modelo coneptual que identifique qué hace nuestra organización y como lo lleva a cabo.
ETAPAS DEL PASO B:

1. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas
2. Identificar y documentar cada función, actividad y transacciones.
3. Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de proyectos de la misma.

PASO C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos. La metodología es estudiar las necesidades, las regulaciones externas, las mejores prácticas de gestión de documentos y la expectativas de la sociedad o comunidad en general.

PASO D. Evaluación de sistemas existentes. Con 3 Etapas:

1. Indentificar los sistemas de información existentes en nuestra organización(papel, electrónicos o híbridos)
2. Analizar los sistemas existentes.
3. Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes.

PASO E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos. Subdividido en :
Paso e.1.- Investigación de estrategias
Paso e.2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
Paso e.3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
Paso e.4.- Adoptar la estrategias más adecuada

PASO F.- Diseño de un sistema de gestión de documentos. Compararemos continuamente los elementos del diseño con los requerimientos de la gestión preguntando a los usuarios hasta sastifacer sus necesidades.

PASO G.- Implementación del sistema de gestión de documentos (etapa de alta responsabilidad)

PASO H.- Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo. Buscando subsanar las deficiencias del sistema, se hará un chequeo de forma periódica. Y se llevarán a cabo los pasos del C a H de esta metodología ISO.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO y ARCHIVO HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE GRANADA

Una misma institución como es el Ayuntamiento de Granada, con una historia ancestral, tienen Archivo, tanto administrativo que a lo largo de la historia ha ido derivando documentos al archivo histórico. Y la gestión y su regulación es diferente.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO MUNICIPAL

El Ayuntamiento de Granada, por decreto 17 de julio de 1996, procedió a dividir el archivo municipal en: Archivo General Administrativo, que pasó a depender de la Delegación de Presidencia, y Archivo Histórico, adscrito a la Delegación de Cultura.
El presente reglamento fija las competencias y normas de funcionamiento del Archivo General Administrativo como órgano municipal encargado de la gestión y tratamiento de la documentación, custodia y conservación de la misma hasta los 30 años de antigüedad, etapa a partir de la cual sólo los documentos que tengan valor informativo y cultural pasarán a formar parte del Archivo Histórico.
El Ayuntamiento de Granada está obligado legalmente a conservar su documentación debidamente organizada y descrita, con el fin de lograr una gestión administrativa cada vez más transparente y eficaz, que posibilite a los ciudadanos el derecho de acceso a la información municipal.
El servicio de archivo es el órgano especializado del Ayuntamiento en la gestión y tratamiento de la documentación.
El objetivo principal de este reglamento es regular el funcionamiento interno de este servicio, su relación con las distintas unidades administrativas municipales, y las condiciones de acceso a su documentación por los usuarios.

ARCHIVO HISTORICO MUNICIPAL

DIRECCION

Palacio de los Córdova
Cuesta del Chapiz, 4. 18010- GRANADA
Teléfono: 958 22 43 20. Fax: 958 22 77 78


DEFINICIÓN

El Archivo Municipal custodia, conserva y describe todos los documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento para su utilización en la gestión administrativa municipal, la información, la cultura y la investigación.

El Palacio de los Córdova fue edificado en la Placeta de las Descalzas, hacia 1530, sobre unos solares comprados a la viuda de D. Alvaro de Bazán, culminando su construcción en 1.592, año que aparece en la cartela de la fachada.

CONTENIDO
El Archivo contiene la documentación derivada de la gestión de los servicios a la Ciudad, cuya fecha de inicio se podría establecer en 1492, aunque hay algunos documentos de fechas anteriores, que contienen disposiciones que afectan a los nuevos territorios conquistados en el Reino hasta nuestros días.
Sin duda “Las Capitulaciones de Granada" es el documento más importante del el Archivo. Existen dos ejemplares: el del Archivo General de Simancas se firmó el 25 de noviembre de 1491 y está escrito en un cuadernillo de papel. Ahora bien, ante la necesidad de que los futuros responsables del gobierno de la Ciudad dispusiesen de un ejemplar al que acudir en caso de duda o litigio, los Reyes Católicos encargaron realizar otro de forma más solemne de su cancillería, es decir, como “Privilegio Rodado” hecho en vitela, con la primera hoja orlada y con sello de plomo, hoy perdido.
Este ejemplar, fechado el 30 de diciembre, es más completo que el anterior por incluir varias condiciones presentadas por Boabdil y aceptadas por los monarcas en el período que medió entre unas y otras.
Como se indica en la última hoja fue entregado al Alguacil Mayor, D. Pedro Granada Venegas para que los custodiase. En solemne sesión de 4 de enero de 1.908 el Excmo. Sr. Marqués de Corvera, que lo poseía por herencia familiar entregó a este Ayuntamiento como se recoge en el acta de donación incluida en el libro que con este motivo se le encargó al erudito D. Miguel Garrido Atienza, siendo ésta la primera edición facsimilar del documento.Otros Documentos a destacar son:

-"Carta real de merced determinando la constitución del Ayuntamiento
de Granada". 20 de septiembre de 1500.
-"Carta real creando el Tribunal de las Aguas de Granada .2 de octubre
de 1501.
-"Carta real de Do. Juana comunicando el traslado a Granada de la
Audiencia que reside en Ciudad Real". 8 de febrero de 1505.
-"Diploma de concesión por S.M. Isabel II a la ciudad de Granada del
título de "Heroica" y de un nuevo cuartel en su escudo en el que se ve la
bandera de España ondeando en la torre de la Vela". 18 de diciembre de
1843.
También tiene documentos de personajes célebres, como es el caso del manuscrito original de "Los gnomos de la Alhambra" de D. José Zorrilla; cartas de D. Manuel de Falla, actualmente en el Archivo Fundación Manuel de Falla; de D. Andrés Manjón; cartas y dibujos de Federico García Lorca; maquetas, dibujos y cerámicas decoradas por Manuel Angeles Ortiz.

Contiene las siguientes series documentales:

Libros de Actas de Cabildo 1497-1872	1497-1872
Libros de Actas del Ayuntamiento Pleno	1872-1985
Libros dc Actas de la Comisión Municipal Permanente	1924-1992
Libros registro de Disposiciones Normativas	1490-1801
Libros registro de Cartas del Concejo	1528-1717
Censos	1502-1861
Expedientes de licencia de obras	1655-1968
Padrones de habitantes	1749-1985
Pleitos del Juzgado de las Aguas de Granada	1517-1835
Cartografía	S.XVII-1988
Fotografías	1854-1995
Grabados y dibujos	S. XVII-1990
Carteles	1857-

DIRECCIÓN WEB:
1.- Ayuntamiento de Granada.: http://www.granada.org/
2.- Archivo administrativo: http://www.granada.org/inet/wordenanz
3.- Archivo histórico: http://www.granada.org/inicio.nsf/archivo?open&windice=1,10

TEMA 6.- LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS O RECORDS MANAGEMENT.

La gestión archivística se lleva a cabo desde la creación del documento hasta la transferencia a otra institución del documento o su eliminación.Para esta gestión se consideran los principios de Economía y eficacia, teniéndose en cuenta el uso juicioso y responsable de su automatización y reprografía, según los deseos del gobierno sobre la finalidad de la gestión del documento (Rohoads, 1989).
Todos los gobiernos e instituciones generan documentos que pueden ser gestionados según su pretensiones respecto de los documentos que van desde un nivel mínimo hasta un nivel óptimo de tratamiento y conservación.
Según la importancia que los gobiernos otorguen a ese documento ,se dará una planificación, gestión, conservación y mejora del modelo de tratamiento.
Hay diversos modelos de gestión de documentos en los que se conjuga lo material (presupuesto, instalaciones, tecnología) y lo humano (personal de archivos).

Según el modelo americano(punto de referencia para el resto), hay tres fases de gestión de documentos: CREACIÓN, MANTENIMIENTO Y USO, DISPOSICIÓN.

La INTRODUCCIÓN MASIVA DE LA INFORMÁTICA obligará a replantear las responsabilidades: asi la intervención del archivero se adelantará al instante de la creación de los documentos electrónicos.

Los instrumentos fundamentales de la creación de documentos son:
1.- Cuadro de clasificación
2.- Calendario de conservación
3.- El inventario

Los grandes modelos de gestión de documentos son.
1.-MODELO NORTEAMERICANO . Integrado en el engranaje administrativo federal. Prevalece el factor "rentabilidad" sobre el de "patrimonio cultural" como legado. El interés por la gestión cotidiana de los documentos y el interés por la preservación de los documentos con valor histórico, permiten la coexistencia de dos tipos de profesionales: el Gestor de documentos y el Archivero.
El NARA (National and Records Administration) controla el ciclo de vida de los documentos de la Administración Federal. Y el Records Center es el edificio para el almacenamiento económico de ellos. La Information Resources Management , permite la participación de Bibliotecarios, documentalistas e informáticos. Modelo respaladado por CIA y la UNESCO.

MODELO QUEBEC

Son los archivos nacionales, los que gestionan las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo del ciclo de vida de los mismos. Todo muy regulado legislativamente.


2.-MODELO EUROPEO.

2.1.- PAISES GERMÁNICOS, ITALIA Y GRAN BRETAÑA

Modelo arcaico del s. XVI. El archivero interviene el el control e inspección para conservar un documento de valor permanente.
Alto porcentaje de eliminaciones
Centralización de los archivos corrientes e intermedios
Principio de procedencia.

2..2.- FRANCIA. Prearchivage.
Gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos, comprendiendo su conservación en local específico o centre de préarchivage o depósito intermedio y la preparación de su transferencia.
No hay un cuerpo de funcionarios para documentos en fase activa
Poca incidencia de Archivos Nacionales en la organización de los archivos corrientes.
Poco desarrollo legislativo y reglamentario.

2.3.-MODELO ESPAÑOL
No diferencia entre archiveros y gestores de documentos.
Se quiere la normalización en la gestión de documentos: Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los archivos estatales: Reglamento de Archivos del Estado, Normas técnicas de la Dirección de los Arvhivos Estatales.
Se determinará la identificación y valoración sistemática de las series documentales de los organismos de la Administración del Estado, los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico, más normas de eliminación de documentos.

TEMA 5. EL TRATAMIENTO. LOS PRINCIPIOS TEÓRICOS.

La organización de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicación general a lo largo de la Historia.

- Fines del S. XVIII: criterios ideológicos y temáticos: Daunon y Camus

- Natalis de Wally. Francia. Circular de 25 de abril de 1851: "Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départamentales et comunales".

5.1.- De aquí nace el PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: agrupar sin mezclar documentos procedentes de una misma administración. Respetando el origen de los fondos.

5.2.- PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL DE LOS DOCUMENTOS. Seybel. Registraturprinzip.

1898 Muller, Feith y Fruin (Holanda): Manual de difusión de ambos principios, base teórica fundamental de la archvística.

• Scott (Australía, 1966): contradicción entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organimos dfierentes en un fondo.


• Diferencias entre el concepto europeo de fondo y el norteamericano de records group.

DIFERENCIAS ENTRE EL CONCEPTO EUROPEO DE FONDO Y EL NORTEAMERICANO DE RECORDS GROUP.

1. Para los Europeos: muy influídos por el peso de la documentación histórica, e identifican la procedencia con la competencia origen del documento.


2. Para los americanos:influídos por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, polijerárquica, e identifican la procedencia con el creador de los documentos y su estructura organizativa.

Boles, Bearman, Lytte y Smith. Critican el respeto de los fondos.

El PRINCIPIO DE PROCEDENCIA aclara:

• Propósitos y funciones


• Razón de su creación


• Razón de su reunión en una estructura concreta.

Según Menne- Haritz: el principio de procedencia es un fundamento científico concluyente.

CONSECUENCIAS:

• Orden coherente de los documentos de un fondo.


• Favorece la recuperación de la información


• Afecta a los documentos electrónicos


• Ya no se trata de intervenir en la fase activa, sino antes.


• Afecta a los documentos electrónicos, pues su procedencia justifica su existencia.(Correos electrónicos). Intervención antes de la fase activa.

APLICACIÓN DE ESTOS PRINCIPIOS PARA:

1. Clasificar los fondos


2. Ordenar los documentos


3. Elaborar un cuadro de clasificación para estructurar el fondo.

RESUMEN:

• Respeto a la procedencia de los fondos.


• Respeto a la estructura original de los fondos y al orden de los documentos.

5.3.- CONCEPTO DE CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS Y SUS CONSECUENCIAS.

El principio de vida de los documentos, como base del desarrollo de "records management" para unos y para otros como justificación de la ampliación del campo de actuación de la archivística.

Para la archivística integrada es una noción integradora de los dos campos, incluyendo la gestión de documentos electrónicos.

ANTONIA HEREDIA. Propone la TEORÍA DE LAS TRES EDADES DE LOS DOCUMENTOS.

1. EDAD ADMINISTRATIVA

• Documentos corrientes


• Circulación y tramitación asuntos iniciados


• Documentación en archivos de gestión y de uso frecuente.

2. EDAD INTERMEDIA.

• Documentos semicorrientes


• Expediente o documento de uso frecuente


• Aumenta el valor secundario

3. EDAD HISTÓRICA

• Documentos no corrientes


• Documentos con valor permanente, valor cultural


• Conservación definitiva.

Los documentos son algo activo, con vida propia.

El concepto de ciclo de vida, desarrollado en EEUU, por National Archives y la administración paticipante en el proyecto, garantizando, la presencia profesional y los métodos que aplica, en cada una de las edades.

JAMES B. RHOADS, distingue 4 fases de la vida de los documentos:

1.- Fase de creación de los documentos

2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos

3.- Fase de selección de documentos

4.- Fase de gestión de archivos.

El modelo RHOADS es representativo de programas de gestión de documentos norteamericanos (1ª, 2ª, 3ª fase= "records managemente" y 4ª fase= institución de archivos)

Para Cruz Mundet, los documentos históricos están fuera del concepto de ciclo de vida.

Atherton (1986) propone sustituir el ciclo de vida del documento por un modelo en 4 etapas:

1.- Creación del documento

2.- Clasificación del documento según el sistema establecido

3.- Introducción del documento según un cuadro de retención

4.- Mantenimiento y uso de la información de un archivo.

Para Albada hay tres períodos:

1.- Agency records management

2.- Records management

3.- Archives management

"records" .. documentos corrientes o activos o semicorrientes y el término "archive" para documentos históricos o permanentes.

La aparición de los documentos electrónicos está poniendo en duda la adecuación del marco teórico del ciclo de vida. Provocando la aparición de un modelo alternativo: RECORD CONTINUUM, que considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde la creación del documento hasta su disposición; estando implicados en todo momento los archiveros y gestores de documentos.

El Record continuum refleja la vida del documento en cuatro dimensiones:

1.- D. acontecimiento

2.- D. documental

3.- D. riesgo

4.- D. social

Estas cuatro dimensiones con sus correspondientes atributos se relacionan entre sí según los siguientes ejes: eje de evidencia, de transaccionalidad, de responsabilidad y de gestión de documentos/archivos.

Ann Pederson, analiza las diferencias entre ambos modelos.