PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE PETICIÓN DE AYUDA PARA EL CENTRO DE LENGUAS MODERNAS - UGR

El procedimiento administrativo que he elegido es la petición de la ayuda del Gabinete de Acción Social para el personal que trabaja en la Universidad de Granada.
La AYUDA ELEGIDA SE LE DENOMINA "SUBVENCIÓN AL ESTUDIO EN EL CENTRO DE LENGUAS MODERNAS PARA LOS HIJOS DEL PERSONAL DE LA UGR- 2009/2010".

Este tipo de ayudas se rigen por un REGLAMENTO, que legisla todas las ayudas encuadradas dentro del Gabinete de Acción Social de la UGR.
La presente resolución corresponde al desarrollo de los acuerdos adoptados en la Comisión Paritaria de Acción Social de la Universidad de Granada y recogidos en el Reglamento y Plan de Acción Social de esta Universidad (en su modalidad de Acción Social No Automática)

Primero.- Estudios cubiertos

1.- Las ayudas cubrirán parte del precio por los cursos completos (curso académico) y/o cursos de verano que organiza el Centro de Lenguas Modernas de la Universidad de Granada de cualquiera de las enseñanzas de idiomas organizadas por el mismo.

En este caso habrá que estar a lo dispuesto por el Centro de Lenguas Modernas en su programación anual sobre idiomas, horarios y fechas de realización de los distintos cursos.

Segundo.- Beneficiarios.

1.- Tendrán derecho y podrán solicitar ayuda al estudio en el Centro de Lenguas Modernas los hijos del colectivo de trabajadores de la Universidad de Granada, tanto profesores como Personal de Administración y Servicios, funcionarios o contratados en régimen laboral o administrativo cuya mayor retribución proceda de la Universidad de Granada, con cargo al Capítulo I. Tendrán el mismo derecho los hijos del personal jubilado y huérfanos de los colectivos anteriores, de acuerdo con el artículo 3 apartado e), y lo recogido en el párrafo g) del Reglamento y Plan de Acción Social de la Universidad de Granada.

2.- Si la citada solicitud no fuese resuelta favorablemente por el Gabinete de Acción Social, el alumno vendrá obligado al abono de la totalidad de la matricula solicitada.

3.- Tener como mínimo exigible (según normativa del Centro de Lenguas Modernas) 4º de E.S.O., B.U.P. o equivalente superado.

PROCEDIMIENTO:
1.- Realizar prescripción según establezca el Centro de Lenguas Modernas

Entregar la siguiente documentación en el Centro de Lenguas Modernas:
- Formulario de inscripción
- 1 fotografía
- Fotocopia del D.N.I.
- Fotocopia de la titulación acreditativa necesaria o superior.
- Comprobante de pago de la reserva y/o Matrícula
- Resguardo provisional del Gabinete de Acción Social.

El importe del curso debe pagarse en los dos primeros días de clase del curso y se debe entregar el resguardo del pago en secretaría en la 1ª semana de clases del curso en cuestión, así como el resguardo del Gabinete de Acción Social por el que se concede provisionalmente la ayuda para el curso solicitado.
Solo se devolverá la reserva cuando el curso fuera anulado por parte de la Dirección del Centro de Lenguas Modernas.
La devolución del importe de la Matrícula será por causa justificada y mediante solicitud documentada y presentada en la primera semana del curso.
Para considerar aprobado un curso además de superar las pruebas oportunas se deberá acreditar la asistencia al curso de un mínimo del ochenta por ciento de las horas lectivas del mismo.
2.- Solicitudes Y DOCUMENTACIÓN
Los interesados deberán presentar solicitud en modelo oficial debidamente cumplimentado, junto con la siguiente documentación, en el Gabinetede Acción Social de la Ugr:
· Fotocopia del D.N.I. del alumno.
· Original, y copia para su cotejo, de la/s Declaración/es de la Renta de los miembros de la unidad familiar (o análoga situación de hecho) del empleado/a universitario/a correspondientes al último ejercicio.
· Cualquier otra documentación acreditativa de las situaciones alegadas por el solicitante o que la Comisión de Acción Social estime oportuna.

Los modelos de solicitud se encuentran a disposición de los interesados en el Gabinete de Acción Social y en la página Web del mismo, pudiendo hacerse la solicitud on line, a través del acceso identificado del PAS

3.- TRAMITACIÓN

3. 1.- Recibidas las solicitudes se procederá a la comprobación de los requisitos por el Gabinete de Acción Social, aquellas que reúnan los mismos para el personal contemplado en el párrafo 1 del apartado segundo de esta Resolución (Artículo 12.3.1 del Reglamento), se adjudicarán de forma provisional las ayudas. De acuerdo con la disponibilidad presupuestaria asignada a este programa y los criterios reflejados en el apartado séptimo de esta Resolución (Artículo 12.6 del Reglamento), pasarán a definitivas una vez terminado el plazo de presentación de solicitudes.
3. 2.- El personal que solicite la ayuda para su/s hijos deberá abonar el primer pago (prescripción), descontando del segundo pago la ayuda concedida por el Gabinete de Acción Social. Dicho pago se realizarán en los plazos y fechas establecidas por el Centro de Lenguas Modernas.
3.3.- Se podrán realizar tantas solicitudes como cursos (teniendo en cuenta el máximo de ayudas por unidad familiar).

CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

1.- Para el personal contemplado en el punto 1 del apartado segundo de esta Resolución (Artículo 12.3.1 del Reglamento), que reúna todos los requisitos exigidos por el Gabinete de Acción Social, y una vez estudiada la documentación presentada por los interesados, este resolverá la concesión de estas ayudas para los estudios en el Centro de Lenguas Modernas.

PLAZO DE PRESENTACIÓN

El plazo para la presentación de solicitudes se abre desde el 10 de junio de 2009 hasta el 11 de febrero de 2010.
En lo no recogido en este comunicado prevalecerá lo dispuesto en el Reglamento y Plan de Acción Social de la Universidad de Granada.

PUBLICACIÓN
La presente resolución se hará pública en este Gabinete, igualmente se comunicará por correo electrónico a todo el personal de la Universidad y se publicará en la página web de este Gabinete (www.ugr.es/~gas), para conocimiento de todos los empleados universitarios a quienes pudiera interesar.

El plazo máximo de resolución de los distintos programas aprobados anualmente por la Comisión de Acción Social será de seis meses, computable a partir de la fecha de finalización de los respectivos plazos, en el caso de que sean objeto de convocatorias no automáticas, o de nueve meses en el caso de programas de Acción Social automática siendo de referencia la de presentación de las solicitudes. Transcurridos dichos plazos máximos sin resolución expresa, se entenderán desestimadas las ayudas.
A los efectos de comprobación y esclarecimiento de los datos en virtud de los cuales deban resolverse las ayudas, la Comisión de Acción Social podrá solicitar documentación relativa a los mismos.

RESOLUCIÓN EFECTIVA DE LA PETICIÓN DE AYUDA.
El Gabinete de Acción Social comunicará al Servicio de Habilitación de la Universidad de Granada, las correspondientes relaciones de beneficiarios de ayudas para el abono de las mismas. El abono de las ayudas concedidas se efectuará ordinariamente por transferencia bancaria a los mismos.

RESUMEN TEMA 5 PARA LA WIKI.

EL TRATAMIENTO. LOS PRINCIPIOS TEÓRICOS.

La organización de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicación general a lo largo de la historia.
Hay unos principios que rigen dicha organización y son:

1.- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.
Aclara los propósitos y funciones, razón de su creación y razón de su reunión con una estructura concreta.
Las consecuencias de la aplicación de este principio conllevan un orden coherente de los documentos de un fondo, favorece la recuperación de la información, afecta a los documentos electrónicos pues su procedencia justifica su procedencia, interviene en la fase anterior a la fase activa,
2.- PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL DE LOS DOCUMENTOS. Scott (Australia, 1966) habla de la contradicción entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organismos dierentes en un fondo.

También debemos analizar la diferencia entre el concepto europeo de fondo y el concepto norteamericano de records group. Para los Europeos siguen estando muy influidos por el peso de la documentación histórica, e identifican la procedencia con la competencia origen del documento. Mientras que los americanos, están influídos por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, polijerárquica, e identifican la procedencia con el creador del documento y su estructura organizativa.

La aplicación de estos principios es válida para clasificar fondos, ordenar documentos y elaborar un cuadro de clasificación para estructurar el fondo.

Otro aspecto a analizar es el CONCEPTO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS .
ANTONIA HEREDIA HERRERA distingue:
1.- Edad administrativa(documentos corrientes)
2.- Edad intermedia( documentos semicorrientes)
3.- Edad histórica (documentos no corrientes)

JAMES B. RHOADS conceptualiza:
1.- Fase de creación de los documentos
2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos
3.- Fase de selección de documentos.
4.- Fase de gestión de archivos.

ATHERTO, propone 4 nuevas etapas:
1.- Creación del documento
2.- Clasificación del documento según el sistema establecido
3.- Introducción del documento según el cuadro de retención
4.- Mantenimiento y uso de la información de un archivo.

ALBADA propone 3 períodos:

1.- Agency records management
2.- Records management
3.- Archives management

La aparición de los documentos electrónicos está poniendo en duda la adecuación del marco teórico de su ciclo de vida. Provocando la aparición de un nuevo modelo alternativo: RECORD CONTINUUM, que considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde la creación del documento hasta su disposición, estando implicados en este proceso los ARCHIVEROS Y LOS GESTORES DE DOCUMENTOS.

EL RECORD CONTINUUM, refleja la vida del documento en cuatro dimensiones:
1.- D. acontecimiento
2. - D. documental
3.- D. riesgo
4.- D. social

FIN DEL RESUMEN DE TEMAS

Bueno, con el tema 12, por ahora, hemos terminado el resumen y aportación a este blog, de los temas de la asignatura de Archivística.

Han sido unos meses, de lectura, comprensión, resumen y aportación a este blog del contenido interesante de la materia.

A todos un saludo.

TEMA 12.- ESTUDIOS DE USUARIOS DE ARCHIVO

• Estudio de usuarios: "herramientas de planificación, análisis y evaluación aplicados al último eslabón de la cadena documental".


• Objetivo: conocer el funcionamiento de los usuarios de archivos como fuente de información en sus investigaciones.


• Indicadores:

1. Bibliográficos


2. Biográficos: sexo, estudios, profesión.

• Métodos de recogida de datos:

1. Métodos directos: encuesta por correo, entrevista personal


2. Métodos indirectos


3. Análisis de las peticiones de documentos.

CONCLUSIONES: Análisis estadístico descriptivo: sexo, profesión, estudios, edad, materias, años, etc...

La autorización del control de usuarios/investigadores posibilita el estudio sin acudir a los métodos anteriores.

TEMA 11.- EL DESARROLLO NORMATIVO: LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ACTUALIDAD.

La normalización como punto de partida.

• Concepto de norma.


• Proceso normalizador: estudio previo, simplificación, consenso, aplicación generalizada.

La normalización archivística afecta a:

1. La gestión documental


2. La administración de archivos


3. Al tratamiento de documentos en cuanto a su organización.
   

HEREDIA HERRERA: la normalización no es algo aislado e independiente. No puede empezarse por el final.

EVOLUCIÓN DE LAS NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: EL CASO DE ESTADOS UNIDOS.

• Años 80: Steven Hensen elabora un manual que describa cualquier documento de archivo y que destacara los aspectos de la descripción bibliográfica.
  
• 1983: 1ª edición de Archivos, Personal Papers and Manuscripts- APPM. Fue adoptado como normativa de archivística.
  

APPM:
2 Partes:

1. descripción/ los puntos de acceso.


2. Áreas de APPM.
   

USMARC AMC: INTEGRA LOS DATOS DE:

• Estructura
  
• Identificación de contenido
  
• Contenido
  

EVOLUCIÓN DE LAS NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: EL CASO DE GRAN BRETAÑA.

En la Universidad de Liverpool. Utilizando el Manual of Archival Descriptor (MAD). Dividido en 5 partes:

1. Introducción


2. Elementos y estructuras de la descripción archivística


3. Formatos de la descripción recomendadas.


4. Ejemplos prácticos


5. Recomendaciones para la descripción de tipos concretos de documentos y documentos en soportes especiales.
   

Sector de la descripción archivística:

• Área de la mención de identidad


• Área de hª administrativa y custodia


• Área de contenido y carácter


• Área de acceso y publicación y referencia


• Área de información y control administrativo


• Área de conservación
  

EVOLUCIÓN DE LAS NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: EL CASO DE CANADÁ.

- RDDA( Reglas de Descripciñon de Documentos de Archivos).

• Valor normativo


• Confeccionados por comisiones de archiveros.
  

COMPARACIÓN RDDA versus APPM:

• Estructura


• Amplitud de las obras.
  

LA NORMA ISAD (G). SU DESARROLLO.

Para superar las diferencias de metodología de trabajo, descripción y terminología.Consecuencia: una norma reconocida por la CIA (Comunidad Archivística Mundial).

Varias reuniones en Madrid (1992):

• Cómo elaborar las reglas
  
• Prefacio de uso de las normas
  
• Glosario de Términos
  
• Conjunto de reglas teóricas generales
  
• Elementos de descripción
  

Perfilados en Montreal (1992), Estocolmo (1993).

Versión definitiva en Sevilla (2000).

LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL

Dos grados de aplicación:

1. Primer Grado. Descripción de cada uno de los niveles que integran un fondo.


2. Segundo Grado. Relación jerárquica de las descripciones de la fase anterior.

ISAD (G). Cinco niveles:

1. Nivel de fondo,
   
2. Nivel subfondo
   
3. Nivel de serie
   
4. Nivel de expediente
   
5. Nivel de unidad documental.
   

Reglas de la descripción multinivel.

ESTRUCTURA DE LA NORMA ISAD (G)

1. Área de meción de identidad
   
2. Área de contexto
   
3. Área de contenido y estructura
   
4. Área de condiciones de acceso y utilización
   
5. Área de materiales relacionados.
   
6. Área de notas
   
7. Área de control de la descripción.
   

EL CONTENIDO DE AUTORIDADES EN ARCHIVOS.

• ¿Qué son los puntos de acceso?
  
• Finalidad del control de autoridades
  
• Facilitar el intercambio de información archivística
  
• Bibliografía y documental.

LA NORMA ISAAR (CPF)

• Objetivo principal
  
• Medios
  
• Áreas y elementos:
  

1. Área de control de autoridad
   
2. Área de información
   
3. Área de notas.
   

LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA CODIFICADA: EAD

• Normas de estructura de datos
  
• Sobre inventarios y registros
  
• Objetivo
  
• Principios generales

TEMA 10.- ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN.

1.- APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE RESPETO AL ORIGEN Y ORDEN ORIGINAL A LOS FONDOS DEL ARCHIVO.
- La reconstrucción del orden originario de los documentos , respetando el principio de procedencia tiene un carácter objetivo al que se le suma el orden de creación.
- Según ello, el archivo es reflejo de la institución que lo ha creado y por ende , la historia de la entidad y la organización del fondo coadyuvan a lograr su objetivo.

EL RESPETO A LA PROCEDENCIA ES UNA BASE SEGURA PARA LA CLASIFICACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN DE LOS FONDOS.
Las tareas de clasificación y de ordenación se fundamentan en la existencia de los tipos documentales y se desarrollan de acuerdo con los expeidentes y la serie.

2.- LOS DOCUMENTOS. TIPOS DOCUMENTALES.

• DOCUMENTOS DE DECISIÓN. Resoluciones y acuerdos.
• DOCUMENTOS DE TRANSICIÓN. Comunicaciones, notificaciones, publicaciones.
• DOCUMENTOS DE CONSTANCIA. Actas, certificados, certificaciones de acto presunto.
• DOCUMENTOS DE JUICIO. Informes.
• DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS. Solicitudes, Denuncias, Alegaciones, Recursos.
  

LOS EXPEDIENTES. Se forman agregando documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones, etc. rubricados y foliados por los funcionarios encargados de su tramitación.

PARTES DEL EXPEDIENTE:

• Documentos.
• Carpetilla o guarda exterior: alberga el nombre, oficina, resumen del asunto, dígitos de su serie, etc...
• Extracto o resumen
• Relación de su contenido.

TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE:

• Iniciación : de oficio o por solicitud de persona interesada
• Procedimiento
• Finalización: resolución/desistimiento/renuncia/caducidad.
• Ejecución.

LAS SERIES

• Definición según: M.L. Conde, Cruz Mundet, Diccionario de Términos Archivísticos, Heredia Herrera, Vicenta Cortés.
• Clasificación de series documentales: agrupación jerárquica de los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases desde los más amplios a los más específicos. PARA proporcionar una estructura lógica a los documentos y facilitar su localización conceptual.
• Criterios de clasificación:
  

1. Funcional
2. Orgánica (atendiendo a sus emisores)
3. Por materias.

CONCLUSIÓN: El sistema de agrupación ha de ser lo más estable posible, objetivo y con criterio claro según el proceso administrativo al que atienda.

CLASIFICACIÓN LÓGICA Y ORDENACIÓN FÍSICA

• Con dígitos que atiendan : categorías, clases, subclases, subdivisiones.
• El orden es: SECCIÓN- SERIE- DOCUMENTO

CRITERIOS DE ORDENACIÓN:

• Cronológico
• Alfabético
• Numérico
• Conceptual.

LA DESCRIPCIÓN DE MATERIAL DE ARCHIVO.

Es el medio para ofrecer la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. Para posibilitar a los usuarios el acceso a los fondos.
Para recuperar la información son necesarios los "puntos de acceso" en la descripción. procedencia, productores, etc.

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN.
A) De control (orden interior de los fondos)
B) De información.

GUIA. Describre el Fondo/sección
INVENTARIO. Describe Serie
CATÁLOGO. Describe la Unidad archivística.

LAS GUÍAS.

• Censo- guía: informa de un gran nº de archivos.
• Guía de Fuentes: recopila fuentes sobre un tema o área geográfica.
• Guía orgánica: informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
• Guía de archivo: informa sobre un solo archivo y sus fondos.

EL INVENTARIO:

• Describe las series documentales según la disposición del cuadro de clasificación.
• Inventario somero: describe grandes volúmnes.
• Inventario analítico: describe fondos con mayor profundidad

- Area de mención de identidad(signatura, título....)
- Area de contexto y contenido.

EL CATÁLOGO

• Descripción individualizada y exhaustiva de cada documento.
  

UNIDAD DIDÁCTICA II.OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. TEMA 9.- RETENCIÓN Y CONSERVACIÓN

NECESIDADES, CONDICIONES E INFRAESTRUCTURAS PARA EL ALMACENAMIENTO

EL EDIFICIO. "Archivo es edificio o conjunto de edificios donde se agrupan los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios".

• Ubicación: cerca de los usuarios, segura, coste asumible.
• Hay que evitar: contaminación industrial, terrenos escaos en centros históricos,lejanía con la ciudad.
• Situación ideal:

a) Emplazamiento suburbano por la cantidad de suelo disponible y por su mejor precio

b) Archivo principal(para el público) en lugar céntrico

Lo ideal es un edificio construido exprofeso para el archivo. características que debe tener:

• hormigón armado


• piedra o ladrillo


• cámaras de aire


• sin barreras arquitectónicas.

DEPENDENCIAS:

A.- Area reservada

B.- Area privada

C.- Area pública.
1.- DEPÓSITO: Acoge los documentos de zonas más importantes del archivo.

• Debe evitar fluctuaciones térmicas, condensaciones de agua, e inundaciones. 1ª planta.


• 60% de la superficie construida (200 a 250 m2)


• Aislados de ascensores y escaleras con cortafuegos


• Suelo: resistencia de 750 Kg/m2.


• Muros, cristales, ignífugos


• Sin tubos de agua que lo atraviesen


• Protección de polvo, contaminación y animales e insectos, así como microorganimos (hongos y bacterias)


• Instalación de seguridad (eléctrica, robo, incendios, inundación)


• Nivel de humedad adecuado. 45% / 65%


• Nivel de temperatura 17/18ºC


• Filtrar la luz solar


• El mostrador de la sala de lectura debe estar en alto para evitar robos de libros y contar con cámaras, alarmas etc...

MOBILIARIO

CARACTERÍSTICAS:

• Solidez

• Buen acabado físico


• Buen acabado químico


• Que se goce de buena ventilación

TIPO DE MOBILIARIO

• Horizontal: cajoneras(para 10 o 15 documentos)
• Vertical: Estanterías fijas, son muy capaces y ventiladas. Deben medir 1,80 m. máximo de altura y sus baldas 1x0,40x0,50. La balda inferior de be estar a 15 cm. del suelo como mínimo.
• Compactus. Estantería móvil sobre railes y accionadas por un volante o sistema electrónico. Resisten incendios y son muy capaces; pero tienen poca ventilación y necesitan suelo reforzado.
• Archivadores verticales: cajoneras ideales para planos, grabados, etc... sistema de percha o de toro.
• Mamparas múltiples: para documentos de grandes dimensiones, para formato de 2 metros
• Portaplanos horizontales: evitan dobleces.

UNIDADES DE INSTALACIÓN/SISTEMAS DE PROTECCIÓN INDIVIDUALES

1. Enrollado: para documentos de gran formato si no hay muebles horizontales.
2. Carpetas
3. Carpetas con ventana- paspartú
4. Legajo
5. Sobres y camisas
6. Cajas de protección para libros y documentos.