La gestión archivística se lleva a cabo desde la creación del documento hasta la transferencia a otra institución del documento o su eliminación.Para esta gestión se consideran los principios de Economía y eficacia, teniéndose en cuenta el uso juicioso y responsable de su automatización y reprografía, según los deseos del gobierno sobre la finalidad de la gestión del documento (Rohoads, 1989).
Todos los gobiernos e instituciones generan documentos que pueden ser gestionados según su pretensiones respecto de los documentos que van desde un nivel mínimo hasta un nivel óptimo de tratamiento y conservación.
Según la importancia que los gobiernos otorguen a ese documento ,se dará una planificación, gestión, conservación y mejora del modelo de tratamiento.
Hay diversos modelos de gestión de documentos en los que se conjuga lo material (presupuesto, instalaciones, tecnología) y lo humano (personal de archivos).
Según el modelo americano(punto de referencia para el resto), hay tres fases de gestión de documentos: CREACIÓN, MANTENIMIENTO Y USO, DISPOSICIÓN.
La INTRODUCCIÓN MASIVA DE LA INFORMÁTICA obligará a replantear las responsabilidades: asi la intervención del archivero se adelantará al instante de la creación de los documentos electrónicos.
Los instrumentos fundamentales de la creación de documentos son:
1.- Cuadro de clasificación
2.- Calendario de conservación
3.- El inventario
Los grandes modelos de gestión de documentos son.
1.-MODELO NORTEAMERICANO . Integrado en el engranaje administrativo federal. Prevalece el factor "rentabilidad" sobre el de "patrimonio cultural" como legado. El interés por la gestión cotidiana de los documentos y el interés por la preservación de los documentos con valor histórico, permiten la coexistencia de dos tipos de profesionales: el Gestor de documentos y el Archivero.
El NARA (National and Records Administration) controla el ciclo de vida de los documentos de la Administración Federal. Y el Records Center es el edificio para el almacenamiento económico de ellos. La Information Resources Management , permite la participación de Bibliotecarios, documentalistas e informáticos. Modelo respaladado por CIA y la UNESCO.
MODELO QUEBEC
Son los archivos nacionales, los que gestionan las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo del ciclo de vida de los mismos. Todo muy regulado legislativamente.
2.-MODELO EUROPEO.
2.1.- PAISES GERMÁNICOS, ITALIA Y GRAN BRETAÑA
Modelo arcaico del s. XVI. El archivero interviene el el control e inspección para conservar un documento de valor permanente.
Alto porcentaje de eliminaciones
Centralización de los archivos corrientes e intermedios
Principio de procedencia.
2..2.- FRANCIA. Prearchivage.
Gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos, comprendiendo su conservación en local específico o centre de préarchivage o depósito intermedio y la preparación de su transferencia.
No hay un cuerpo de funcionarios para documentos en fase activa
Poca incidencia de Archivos Nacionales en la organización de los archivos corrientes.
Poco desarrollo legislativo y reglamentario.
2.3.-MODELO ESPAÑOL
No diferencia entre archiveros y gestores de documentos.
Se quiere la normalización en la gestión de documentos: Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los archivos estatales: Reglamento de Archivos del Estado, Normas técnicas de la Dirección de los Arvhivos Estatales.
Se determinará la identificación y valoración sistemática de las series documentales de los organismos de la Administración del Estado, los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico, más normas de eliminación de documentos.
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