RESUMEN TEMA 5 PARA LA WIKI.

EL TRATAMIENTO. LOS PRINCIPIOS TEÓRICOS.

La organización de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicación general a lo largo de la historia.
Hay unos principios que rigen dicha organización y son:

1.- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.
Aclara los propósitos y funciones, razón de su creación y razón de su reunión con una estructura concreta.
Las consecuencias de la aplicación de este principio conllevan un orden coherente de los documentos de un fondo, favorece la recuperación de la información, afecta a los documentos electrónicos pues su procedencia justifica su procedencia, interviene en la fase anterior a la fase activa,
2.- PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL DE LOS DOCUMENTOS. Scott (Australia, 1966) habla de la contradicción entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organismos dierentes en un fondo.

También debemos analizar la diferencia entre el concepto europeo de fondo y el concepto norteamericano de records group. Para los Europeos siguen estando muy influidos por el peso de la documentación histórica, e identifican la procedencia con la competencia origen del documento. Mientras que los americanos, están influídos por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, polijerárquica, e identifican la procedencia con el creador del documento y su estructura organizativa.

La aplicación de estos principios es válida para clasificar fondos, ordenar documentos y elaborar un cuadro de clasificación para estructurar el fondo.

Otro aspecto a analizar es el CONCEPTO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS .
ANTONIA HEREDIA HERRERA distingue:
1.- Edad administrativa(documentos corrientes)
2.- Edad intermedia( documentos semicorrientes)
3.- Edad histórica (documentos no corrientes)

JAMES B. RHOADS conceptualiza:
1.- Fase de creación de los documentos
2.- Fase de utilización y mantenimiento de los documentos
3.- Fase de selección de documentos.
4.- Fase de gestión de archivos.

ATHERTO, propone 4 nuevas etapas:
1.- Creación del documento
2.- Clasificación del documento según el sistema establecido
3.- Introducción del documento según el cuadro de retención
4.- Mantenimiento y uso de la información de un archivo.

ALBADA propone 3 períodos:

1.- Agency records management
2.- Records management
3.- Archives management

La aparición de los documentos electrónicos está poniendo en duda la adecuación del marco teórico de su ciclo de vida. Provocando la aparición de un nuevo modelo alternativo: RECORD CONTINUUM, que considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde la creación del documento hasta su disposición, estando implicados en este proceso los ARCHIVEROS Y LOS GESTORES DE DOCUMENTOS.

EL RECORD CONTINUUM, refleja la vida del documento en cuatro dimensiones:
1.- D. acontecimiento
2. - D. documental
3.- D. riesgo
4.- D. social