UNIDAD DIDÁCTICA I. TEMA 2. REGISTROS Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO

EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU TRATAMIENTO.

2.- LOS REGISTROS.

Registro. Recordari (latín)
A) Registro legal.
B) Registro literario.
2.1.- INFORMACIÓN, DOCUMENTOS, Y REGISTROS.
** LIVELTON (1996). Registro como información registrada en una rudimentaria jerarquía de términos."Documento" = "Registro".
** T. SCHELLENBERG(1956). Registros son:
- Documentos físicos hechos o recibidos por cualquier institución que se conservan como evidencias.

LIVELTON.Concepto de documento.
Conclusión: gran importancia de la creación y conservación del documento.
EVANS:la "gestión de documentos" (conservación y destrucción de éstos) atañe al archivero.

2.3.- CARACTERES Y ELEMENTOS.
Documentos:Perdurables y Mudables.
SCHELLENBERG Y HEREDIA HERRERA:
- Caracteres externos del documento (hechura, tipo, formato, cantidad, volumen y forma.
- Caracteres internos del documento (entidad productora, orígenes funcionales, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo).

2.4.- EL CONTEXTO DE PRODUCCIÓN.
* M. DUCHEIN: Características del productor de archivos.
* La Administración como sujeto de producción de archivos: Ministerio, Consejerías, Concejalías.
* Tipos de documentación que genera la Adminstración (resoluciones, informes, comunicaciones, actos, denuncias, etc.)
* La empresa como sujeto de producción:
- Función de compras
- Función de producción
- Función de distribución
- Función de gestión de personal.
- Función de investigación y desarrollo tecnológico
- Función de financiación.

* Tipo de documentación generada por la empresa según las funciones anteriores.
* Otros tipos de productores de documentos y sus tipos de documentos generados.

2.5.- TIPOS DOCUMENTALES.
Según el Manual de documentos administrativos(1995):decisión, transmisión, constancia,juicio, ciudadanos.

EJEMPLOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

2.6.- LOS EXPEDIENTES.

2.6.1.- CONCEPTO Y ETIMOLOGÍA.
- Definición según el Derecho Administrativo.
- Definición según Diccionario de Terminología Archivística.
2.6.2.- PARTES DEL EXPEDIENTE.
2.6.3.- TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE.

2.7.- LAS SERIES
- Definición de serie documental.
- Esquema de identificación del desarrollo de las series.
- Clasificación y criterios de clasificación de las series documentales: funcional, orgánica, por materias.
- Ordenación de series documentales: cronológico, alfabético, numérico.
- Identificación, valoración y selección de las series documentale

En la Wikipedia encontramos la siguiente información sobre el concepto de documento:

Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_de_documentos. En este apartado nos habla del archivo de los documentos. Y también del documento electrónico que es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo eléctrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Otros enlaces que nos hablan del concepto de documento. Este es interesante pues es un blog sobre archivística.