TEMA 8.- LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.

LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.

Según su finalidad (valor primario): valor administrativo.
Según su utilidad(valor secundario): valor legal, jurídico o probatorio.
El valor secundario es también llamado valor histórico o permanente.

Otros valores(Diccionario de Terminología Archivística) :

- Valor informativo: valor como referencia para investigadores.

- Valor intrínseco: contenido, circunstancias de su producción, firmas, sellos.

CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

1.- Jerarquia administrativa y funcional.

2.- Valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, científico-tecnológico)

3.- Valores secundarios(derivados de su importancia para la investigación)

3.1.-Valores testimoniales(importantes para la entidad creadora y para la investigación)

3..- Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos). Schellenberg
El archivero determinará la valoración del documentos atendiendo a su exclusividad, su forma y su importancia para la investigación y la cultura. Pero el valor es algo inherente al documento y existe antes del análisis del archivero.

IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES.

El Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos recoge estas tres actividades como las primeras actuaciones de gestión documental.
El AGA presentará a la Comisión Andaluza de Archivos una propuesta para la identificación y valoración e las series documentales de las Consejerías. Propone una plantilla:
1.- Identificación
2.- Valoración
3.- Selección
4.- Observaciones
5.- Area de Control.

LA SELECCIÓN.

Determinará el destino de los documentos a partir de su valor y los plazos para su conservación o destrucción. Se produce en una etapa de carácter conceptual y de carácter práctico en la que se determine la depuración o conservación del documento.
MÉTODOS DE SELECCIÓN.
a) Pieza por pieza
b) Selección cualitativa:

• Intrínseca(por su porpio valor histórico, social, etc.)
  
• Extrínseca (alfabética, cronológica)
  
• Topográfica( por áreas geográficas)
  
• Combinada
  

c) Por muestreo (aleatorio o sistemático)

CALENDARIO DE DISPOSICIÓN

Es el trabajo final de los trabajos de valoración y selección. Se le puede denominar también: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección...

Estos cuadros calendarios especifican el destino cincedido a cada serie documental.

Será elaborado por la comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento.

TIPOS DE CALENDARIOS:

1.- Calendarios de disposición generales (para series documentales comunes a todas las administraciones)
2.- Calendarios de disposiciónes especiales (de una administración concreta).

Además pueden ser:

a.- Calendarios integrales: serán revisados periódicamente. Indica para cada serie:

• Código
  
• Tipología documental/denominación de la serie
  
• Tipo de conservación(temporal/permanente)
  
• Tipo de destrucción(completa/parcial)
  

LA ELIMINACIÓN

Es responsabilidad del archivo intermedio

El diálogo es entre productor del documento y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.