TEMA 10.- ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN.

1.- APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE RESPETO AL ORIGEN Y ORDEN ORIGINAL A LOS FONDOS DEL ARCHIVO.
- La reconstrucción del orden originario de los documentos , respetando el principio de procedencia tiene un carácter objetivo al que se le suma el orden de creación.
- Según ello, el archivo es reflejo de la institución que lo ha creado y por ende , la historia de la entidad y la organización del fondo coadyuvan a lograr su objetivo.

EL RESPETO A LA PROCEDENCIA ES UNA BASE SEGURA PARA LA CLASIFICACIÓN Y LA DESCRIPCIÓN DE LOS FONDOS.
Las tareas de clasificación y de ordenación se fundamentan en la existencia de los tipos documentales y se desarrollan de acuerdo con los expeidentes y la serie.

2.- LOS DOCUMENTOS. TIPOS DOCUMENTALES.

• DOCUMENTOS DE DECISIÓN. Resoluciones y acuerdos.
• DOCUMENTOS DE TRANSICIÓN. Comunicaciones, notificaciones, publicaciones.
• DOCUMENTOS DE CONSTANCIA. Actas, certificados, certificaciones de acto presunto.
• DOCUMENTOS DE JUICIO. Informes.
• DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS. Solicitudes, Denuncias, Alegaciones, Recursos.
  

LOS EXPEDIENTES. Se forman agregando documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones, etc. rubricados y foliados por los funcionarios encargados de su tramitación.

PARTES DEL EXPEDIENTE:

• Documentos.
• Carpetilla o guarda exterior: alberga el nombre, oficina, resumen del asunto, dígitos de su serie, etc...
• Extracto o resumen
• Relación de su contenido.

TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE:

• Iniciación : de oficio o por solicitud de persona interesada
• Procedimiento
• Finalización: resolución/desistimiento/renuncia/caducidad.
• Ejecución.

LAS SERIES

• Definición según: M.L. Conde, Cruz Mundet, Diccionario de Términos Archivísticos, Heredia Herrera, Vicenta Cortés.
• Clasificación de series documentales: agrupación jerárquica de los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases desde los más amplios a los más específicos. PARA proporcionar una estructura lógica a los documentos y facilitar su localización conceptual.
• Criterios de clasificación:
  

1. Funcional
2. Orgánica (atendiendo a sus emisores)
3. Por materias.

CONCLUSIÓN: El sistema de agrupación ha de ser lo más estable posible, objetivo y con criterio claro según el proceso administrativo al que atienda.

CLASIFICACIÓN LÓGICA Y ORDENACIÓN FÍSICA

• Con dígitos que atiendan : categorías, clases, subclases, subdivisiones.
• El orden es: SECCIÓN- SERIE- DOCUMENTO

CRITERIOS DE ORDENACIÓN:

• Cronológico
• Alfabético
• Numérico
• Conceptual.

LA DESCRIPCIÓN DE MATERIAL DE ARCHIVO.

Es el medio para ofrecer la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. Para posibilitar a los usuarios el acceso a los fondos.
Para recuperar la información son necesarios los "puntos de acceso" en la descripción. procedencia, productores, etc.

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN.
A) De control (orden interior de los fondos)
B) De información.

GUIA. Describre el Fondo/sección
INVENTARIO. Describe Serie
CATÁLOGO. Describe la Unidad archivística.

LAS GUÍAS.

• Censo- guía: informa de un gran nº de archivos.
• Guía de Fuentes: recopila fuentes sobre un tema o área geográfica.
• Guía orgánica: informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
• Guía de archivo: informa sobre un solo archivo y sus fondos.

EL INVENTARIO:

• Describe las series documentales según la disposición del cuadro de clasificación.
• Inventario somero: describe grandes volúmnes.
• Inventario analítico: describe fondos con mayor profundidad

- Area de mención de identidad(signatura, título....)
- Area de contexto y contenido.

EL CATÁLOGO

• Descripción individualizada y exhaustiva de cada documento.